Heeft u een artikel retour ontvangen, dan kunt u bij de order een retourzending en een credit factuur aanmaken. Een overzicht van de retourzendingen kunt u vinden onder WINKEL > Orders > Retouren. Hier ziet u o.a. de orders waar de retours voor zijn aangemaakt, de reden van het retourzenden, de prijs die u dient terug te betalen en de status van de retourzending. Klanten kunnen ook zelf een retour indienden. Hoe zij dat doen, kunt u hier lezen.
Retour bewerken
- Status – hier kunt u de status van de retourzending aangeven:
- Nieuw - De status waarin de retour binnenkomt.
- In behandeling – indien u bezig bent met de behandeling van de retourzending kunt u deze status aangeven. Zo weten u en eventuele collega's dat de retourzending wordt afgehandeld.
- Retour goedgekeurd – deze status kunt u toekennen als u het retourartikel heeft ontvangen, maar de retourzending nog niet in behandeling is genomen. Zo weet u op een later tijdstip dat het product niet meer gecontroleerd hoeft te worden en u de retour direct kunt afhandelen.
- Artikel(en) gerepareerd – als een klant een artikel heeft teruggestuurd en in ruil daarvoor een ander artikel krijgt of dat het artikel gerepareerd is, dan kan u deze status toekennen. U kunt dan zelf een prijsvergelijking uitvoeren voor het retour ontvangen product en het vervangingsartikel.
- Artikel(en) gecrediteerd – indien de retourzending is afgehandeld en de klant zijn geld terug heeft ontvangen, dan kunt u deze status toevoegen. De retourzending is dan afgehandeld.
- Verzoek afgewezen – indien u een artikel retour ontvangt dat niet aan uw voorwaarden voldoet, dan kunt u deze status toekennen. Denk hierbij aan een opengescheurde verpakking of een defect product door foutief gebruik.
- Geannuleerd – indien de retourzending niet langer geldig is, kunt u deze status toekennen.
- Retourreden – hier kunt u de reden van de retourzending aangeven. Deze kunt u typen in het vak of een reden aangeven in het drop-downmenu. Indien u in het drop-downmenu geen retourreden ziet staan, dient u deze eerst aan te maken via WINKEL > Orders > Retouren. Klik onderin het scherm op Retourredenen wijzigen of toevoegen.
- Retouractie – hier kunt u de actie invullen die nog ondernomen moet worden. Bijvoorbeeld, het verzenden van een groter maat t-shirt. Deze kunt u intypen in het vak of een reden kiezen in het drop-downmenu. Deze dient u eerst aan te maken via WINKEL > Orders > Retouren. Klik onderin het scherm op Add or edit return reasons/actions.
- Commentaar klant – hier kunt u aangeven wat de klant heeft gezegd over de retourzending. Dit is alleen zichtbaar voor u en andere gebruikers van het backoffice (bijvoorbeeld collega's).
- Notitie personeel – indien uw webwinkel beheerd wordt door meerdere gebruikers, kunt u hier een notitie plaatsten die te lezen is door de andere gebruikers van uw webwinkel.
- Voorraad bijwerken – hier kunt u aangeven of het product wel of niet toevoegd dient te worden aan de voorraad. Is het product defect, dan dient het bijvoorbeeld niet weer toegevoegd te worden aan de voorraad.
- Klant inlichten – de klant zal hiermee een e-mail ontvangen waarin staat dat zijn retourstatus is gewijzigd. U kunt deze e-mail schrijven onder SYSTEEM > Instellingen > WEBSITE INSTELLINGEN > Notificatie emails.
Klik op Opslaan rechts onderaan het venster om de status te wijzigen.
Handmatig een retour instellen
- U heeft een artikel retour ontvangen. Ga in het linker menu naar WINKEL > Orders en klik op de order waarvoor u een retourzending heeft ontvangen.
- Klik rechts in uw scherm op Retour aanmaken.
Vul hier de juiste informatie in zoals hierboven genoemd. Indien de retour meteen afgehandeld is, kunt u hier direct de status wijzigen naar Refunded, laat anders de status op New staan. - Klik vervolgens in het vak factuur op Credit factuur aanmaken.
- Betaal de klant het bedrag terug en zet bij WINKEL > Orders > Facturen de credit factuur op betaald.
- Ga naar WINKEL > Orders > Retouren en klik op de retourzending om de status aan te passen. Zet de status op Artikelen gecrediteerd.
Let op! Indien u bij stap 2 al de voorraad heeft bijgewerkt, hoeft u dat bij stap 5 niet meer te doen.