Retourzendingen beheren – Lightspeed eCommerce

Het aanmaken van een retourzending is een nuttige manier om bij te houden waarom producten zijn geretourneerd. Je kunt een retourzending voor je klant aanmaken in de backoffice en klanten kunnen ook retourzendingen aanmaken door ze aan te vragen via hun klantenaccount. Bezoek het artikel met de titel Hoe een klant een retourzending kan aanmaken.

Retourzendingen genereren automatisch een voorraadaanpassing en geen automatische vergoeding voor de klant. Om dat te doen, moet je een creditnota aanmaken. Om een omruiling te verwerken, waarbij een klant een nieuw vervangend product aanvraagt, is het aan te raden om handmatig een prijsopgave aan te maken en deze daarna tot een order te converteren, zodat het aantal voorradige producten op de juiste manier in de voorraad wordt berekend.

Om een door een klant aangemaakte retourzending te verwerken:

In het linker menu van de backoffice ga je naar Orders >Retourzendingen en klik je op de retourzending die je wilt bewerken.
Bekijk de reden van retourzending en selecteer de status van je keuze. Zie voor een beschrijving van elke status.
Klik op Opslaan.

Om een retourzending voor je klant te creëren:

Ga naar Orders en klik op het betreffende ordernummer.
Klik Creëer retourzending.
Vul het formulier in. Zie hieronder voor meer informatie over elke optie.

Als de retourzending een terugbetaling vereist kun je een creditnota aanmaken.

Retouropties

De volgende details geven uitleg over de velden die je vindt bij het verwerken van een retourzending:

Aantal retouren - Het aantal items dat de klant wenst te retourneren. Status – hier kunt u de status van de retourzending aangeven: Nieuw - De status waarin de retour binnenkomt. In behandeling – indien u bezig bent met de behandeling van de retourzending kunt u deze status aangeven. Zo weten u en eventuele collega's dat de retourzending wordt afgehandeld. Retour goedgekeurd – deze status kunt u toekennen als u het retourartikel heeft ontvangen, maar de retourzending nog niet in behandeling is genomen. Zo weet u op een later tijdstip dat het product niet meer gecontroleerd hoeft te worden en u de retour direct kunt afhandelen. Artikel(en) gerepareerd – als een klant een artikel heeft teruggestuurd en in ruil daarvoor een ander artikel krijgt of dat het artikel gerepareerd is, dan kan u deze status toekennen. U kunt dan zelf een prijsvergelijking uitvoeren voor het retour ontvangen product en het vervangingsartikel. Artikel(en) gecrediteerd – indien de retourzending is afgehandeld en de klant zijn geld terug heeft ontvangen, dan kunt u deze status toevoegen. De retourzending is dan afgehandeld. Verzoek afgewezen – indien u een artikel retour ontvangt dat niet aan uw voorwaarden voldoet, dan kunt u deze status toekennen. Denk hierbij aan een opengescheurde verpakking of een defect product door foutief gebruik. Geannuleerd – indien de retourzending niet langer geldig is, kunt u deze status toekennen.
Retourreden – hier kunt u de reden van de retourzending aangeven. Deze kunt u typen in het vak of een reden aangeven in het drop-downmenu. Indien u in het drop-downmenu geen retourreden ziet staan, dient u deze eerst aan te maken via Orders > Retouren. Klik onderin het scherm op Retourredenen wijzigen of toevoegen. Retouractie – hier kunt u de actie invullen die nog ondernomen moet worden. Bijvoorbeeld, het verzenden van een groter maat t-shirt. Deze kunt u intypen in het vak of een reden kiezen in het drop-downmenu. Deze dient u eerst aan te maken via Orders > Retouren. Klik onderin het scherm op Add or edit return reasons/actions.
Voorraad bijwerken – hier kunt u aangeven of het product wel of niet toevoegd dient te worden aan de voorraad. Is het product defect, dan dient het bijvoorbeeld niet weer toegevoegd te worden aan de voorraad. Voorraad bijwerken verschijnt niet voor eCom-shops die zijn aangesloten op Retail- of OnSite-kassasystemen. Klant inlichten – de klant zal hiermee een e-mail ontvangen waarin staat dat zijn retourstatus is gewijzigd. U kunt deze e-mail schrijven onder Instellingen > WEBSITE INSTELLINGEN > Notificatie emails.
Commentaar klant – hier kunt u aangeven wat de klant heeft gezegd over de retourzending. Dit is alleen zichtbaar voor u en andere gebruikers van het backoffice (bijvoorbeeld collega's). Notitie personeel – indien uw webwinkel beheerd wordt door meerdere gebruikers, kunt u hier een notitie plaatsten die te lezen is door de andere gebruikers van uw webwinkel.