Aantal retouren - Het aantal items dat de klant wenst te retourneren.

Status – hier kunt u de status van de retourzending aangeven:

• Nieuw - De status waarin de retour binnenkomt.
• In behandeling – indien u bezig bent met de behandeling van de retourzending kunt u deze status aangeven. Zo weten u en eventuele collega's dat de retourzending wordt afgehandeld.
• Retour goedgekeurd – deze status kunt u toekennen als u het retourartikel heeft ontvangen, maar de retourzending nog niet in behandeling is genomen. Zo weet u op een later tijdstip dat het product niet meer gecontroleerd hoeft te worden en u de retour direct kunt afhandelen.
• Artikel(en) gerepareerd – als een klant een artikel heeft teruggestuurd en in ruil daarvoor een ander artikel krijgt of dat het artikel gerepareerd is, dan kan u deze status toekennen. U kunt dan zelf een prijsvergelijking uitvoeren voor het retour ontvangen product en het vervangingsartikel.
• Artikel(en) gecrediteerd – indien de retourzending is afgehandeld en de klant zijn geld terug heeft ontvangen, dan kunt u deze status toevoegen. De retourzending is dan afgehandeld.
• Verzoek afgewezen – indien u een artikel retour ontvangt dat niet aan uw voorwaarden voldoet, dan kunt u deze status toekennen. Denk hierbij aan een opengescheurde verpakking of een defect product door foutief gebruik.
• Geannuleerd – indien de retourzending niet langer geldig is, kunt u deze status toekennen.

Retourreden – hier kunt u de reden van de retourzending aangeven. Deze kunt u typen in het vak of een reden aangeven in het drop-downmenu. Indien u in het drop-downmenu geen retourreden ziet staan, dient u deze eerst aan te maken via Orders > Retouren. Klik onderin het scherm op Retourredenen wijzigen of toevoegen.

Retouractie – hier kunt u de actie invullen die nog ondernomen moet worden. Bijvoorbeeld, het verzenden van een groter maat t-shirt. Deze kunt u intypen in het vak of een reden kiezen in het drop-downmenu. Deze dient u eerst aan te maken via Orders > Retouren. Klik onderin het scherm op Add or edit return reasons/actions.

Voorraad bijwerken – hier kunt u aangeven of het product wel of niet toevoegd dient te worden aan de voorraad. Is het product defect, dan dient het bijvoorbeeld niet weer toegevoegd te worden aan de voorraad.

Standaard staat het schuifje uit, als je dit aanzet komt de voorraad van de producten uit de retour terug op voorraad (+1) en blijft de positie altijd op aan. Als je bij het aanpassen van dezelfde retour (status of comment etc) vervolgens  het schuifje uit zet, dan wordt de eerder toegevoegde voorraad weer verwijderd (-1).

Als de voorraad is verbonden met een fysiek verkooppunt, is Voorraad bijwerken geen beschikbare instelling. Om retour te zenden, maak je een terugbetaling aan:

• Retail
• OnSite (Alleen in het Engels)

Let op dat wanneer je de voorraad in een retour verwerkt, dat je dit niet opnieuw doet op het moment dat je de terugbetaling (creditfactuur) aanmaakt. Werk de voorraad ook niet bij als je de order uiteindelijk annuleert.

Klant inlichten – de klant zal hiermee een e-mail ontvangen waarin staat dat zijn retourstatus is gewijzigd. U kunt deze e-mail schrijven onder Instellingen > WEBSITE INSTELLINGEN > Notificatie emails.

Commentaar klant – hier kunt u aangeven wat de klant heeft gezegd over de retourzending. Dit is alleen zichtbaar voor u en andere gebruikers van het backoffice (bijvoorbeeld collega's).

Notitie personeel – indien uw webwinkel beheerd wordt door meerdere gebruikers, kunt u hier een notitie plaatsten die te lezen is door de andere gebruikers van uw webwinkel.