Een offerte maken in de backoffice

Als u zelf handmatig een order aanmaakt in het systeem, dan wordt deze aangemaakt als een offerte. Ga via het linker menu in uw backoffice naar VERKOOP > Order om een offerte toe te voegen en klik op de groene plus bovenaan uw scherm. De volgende opties dienen vervolgens ingevuld te worden:

  1. Voeg een klant toe waarvoor de offerte/order gemaakt moet worden. Dit kunt u doen door in de lijst de juiste klant aan te vinken. Staat uw klant er niet tussen, dan dient u deze eerst toe te voegen onder VERKOOP > Klanten.
  2. Er wordt een offerte aangemaakt. Het overzicht ziet er hetzelfde uit als een normale order, behalve dat alle velden leeg zijn. De volgende stap is het toevoegen van producten, verzendmethoden en betaalmethoden. Klik op de blauwe knoppen die per onderdeel aangegeven worden:
    • Wijzig betaalmethode - u komt op een overzicht van alle betaalmethoden die u aanbiedt

      Offerte_2.png

      Na het aanklikken van de juiste betaalmethoden wordt u weer teruggestuurd naar de offerte. In hetzelfde vak waar eerst de knop Wijzig betaalmethoden stond, staat nu ook Wijzig prijs. Door hier op te klikken kunt u eventuele kosten die verbonden zijn aan de betaalmethoden nog wijzigen.

      Offerte_3.png

      Komt er geen keuzemogelijkheid in beeld, voeg dan eerst een betaalmethode toe onder Algemeen > Instellingen > Betaalmethoden
    • Wijzig verzendmethode - voeg een verzendmethode toe door op Wijzig verzendmethode te klikken.

      Offerte_4.png

      Er opent een scherm waar u de juiste verzendmethode kunt selecteren waarna u vervolgens weer teruggestuurd wordt naar de offerte. In hetzelfde vak is nu ook de knop Wijzig prijs beschikbaar. Als u hier op klikt, kunt u de verzendkosten aanpassen.

      Offerte_5.png

      Komt er geen keuzemogelijkheid in beeld, voeg dan eerst een verzendmethode toe onder Algemeen > Instellingen > Verzendmethoden. Heeft u wel (een) verzendmethode(n) aangemaakt, controleer dan of het adres van de klant volledig is ingevuld en of er een verzendmethode is aangemaakt voor het land waar de klant woont en het gewicht van de verzending.
    • Producten toevoegen - na het klikken op deze knop opent er een scherm waarin u een product kunt toevoegen door op de groene plus naast het product te klikken.

      Offerte_6.png

      Herhaal dit proces net zo lang totdat alle gewenste producten zijn toegevoegd. U kunt de producten in de offerte nog wijzigen door naast het product op het potloodicoon te klikken. Er opent een nieuw scherm waarin u prijs, aantal, gewicht, afmetingen, volume en colli in kunt aanpassen. Daarnaast kunt u op deze pagina ook een korting geven op het product.

      Offerte_7.png

  3. Na het aanmaken van de offerte dient de klant deze goed te keuren. U kunt de order printen door onderaan uw scherm op Print offerte te klikken. Er wordt een PDF-bestand aangemaakt van de offerte. Deze kunt u aan de klant laten zien. Indien de klant de offerte per e-mail wenst te ontvangen, kunt u onderaan het scherm klikken op Verstuur offerte. Er opent een pop-upvenster waarin u een bericht aan uw klant kunt typen. Het bericht dat u schrijft, wordt geplaatst in het e-mailsjabloon Offerte, die u kunt vinden onder DIENST > E-mails & teksten > Offerte. Voordat het e-mailsjabloon gebruikt kan worden, en dus voordat u dit bericht kunt versturen, dient u eerst de sleutel [[message]] toe te voegen aan het sjabloon Offerte onder DIENST > E-mails & teksten > Offerte.

    De automatische e-mail onder DIENST > E-mails & teksten > Offerte kan er ongeveer zo uitzien:

    Beste [[fullname]],
    
    [[message]]
    
    Met vriendelijke groet,
    Bedrijfsnaam
    

    De klant krijgt vervolgens een e-mail met daarin de offerte als PDF-bestand bijgevoegd.

    Offerte_9.png

  4. Als de offerte is goedgekeurd, dient u deze om te zetten naar een order en verder af te handelen als een normale order. Klik vervolgens onderaan uw scherm op Omzetten naar order.

    Offerte_8.png

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen || || Ik wil teruggebeld worden