Retouren instellen

Heeft u een artikel retour ontvangen, dan kunt u bij de order een retourzending en een credit factuur aanmaken. Een overzicht van de retourzendingen kunt u vinden onder VERKOOP > Retouren. Hier ziet u de order waar de retour voor is aangemaakt, de reden van het retourzenden, het aantal producten, de prijs die u dient terug te betalen en de status van de retourzending. Indien de klant zelf een retour heeft ingevoerd, klik dan hier.

Retour_2.png

  1. Status – hier kunt u de status van de retourzending aangeven:
    • In behandeling – indien u bezig bent met de behandeling van de retourzending kunt u deze status aangeven. Zo weten u en eventuele collega's dat de retourzending wordt afgehandeld.
    • Retour goedgekeurd – deze status kunt u toekennen als u het retourartikel heeft ontvangen, maar de retourzending nog niet in behandeling is genomen. Zo weet u op een later tijdstip dat het product niet meer gecontroleerd hoeft te worden en u de retour direct kunt afhandelen.
    • Artikelen benodigd – als een klant een artikel heeft teruggestuurd en in ruil daarvoor een ander artikel krijgt, dan kan u deze status toekennen. U kunt dan zelf een prijsvergelijking uitvoeren voor het retour ontvangen product en het vervangingsartikel.
    • Artikelen gecrediteerd – indien de retourzending is afgehandeld en de klant zijn geld terug heeft ontvangen, dan kunt u deze status toevoegen. De retourzending is dan afgehandeld.
    • Verzoek afgewezen – indien u een artikel retour ontvangt dat niet aan uw voorwaarden voldoet, dan kunt u deze status toekennen. Denk hierbij aan een opengescheurde verpakking of een defect product door foutief gebruik.
    • Geannuleerd – indien de retourzending niet langer geldig is, kunt u deze status toekennen.
  2. Retour reden – hier kunt u de reden van de retourzending aangeven. Deze kunt u typen in het vak of een reden aangeven in het drop-downmenu. Indien u in het drop-downmenu geen retourreden ziet staan, dient u deze eerst aan te maken via Verkoop > Retouren > Tabblad retour redenen.
  3. Retour actie – hier kunt u de actie invullen die nog ondernomen moet worden. Bijvoorbeeld, het verzenden van een groter maat t-shirt. Deze kunt u intypen in het vak of een reden kiezen in het drop-downmenu. Deze dient u eerst aan te maken via VERKOOP > Retouren > Tab Retour acties door te klikken op de groene plus.
  4. Commentaar klant – hier kunt u aangeven wat de klant heeft gezegd over de retourzending. Dit is alleen zichtbaar voor u en andere gebruikers van het backoffice (bijvoorbeeld collega's).
  5. Notitie personeel – indien uw webwinkel beheerd wordt door meerdere gebruikers, kunt u hier een notitie plaatsten die te lezen is door de andere gebruikers van uw webwinkel.
  6. Voorraad bijwerken – hier kunt u aangeven of het product wel of niet toevoegd dient te worden aan de voorraad. Is het product defect, dan dient het bijvoorbeeld niet weer toegevoegd te worden aan de voorraad.
  7. Klant inlichten – de klant zal hiermee een e-mail ontvangen waarin staat dat zijn retourstatus is gewijzigd. U kunt deze e-mail schrijven onder DIENST > E-mails & Teksten
  8. Klik op retour aanpassen rechts onderaan het venster om de status te wijzigen.

Handmatig een retour instellen

  1. U heeft een artikel retour ontvangen. Ga in het linker menu naar VERKOOP > Orders en klik op de order waarvoor u een retourzending heeft ontvangen.

    Retour_4.png

  2. Klik rechts in uw scherm op Retour aanmaken. Vul hier de juiste informatie in zoals hierboven genoemd. Indien de retour meteen afgehandeld is, kunt u hier direct de status wijzigen naar Artikelen gecrediteerd, laat anders de status op New staan.
  3. Klik vervolgens in het vak factuur op Credit factuur aanmaken.

    Retour_3.png

  4. Betaal de klant het bedrag terug en zet bij VERKOOP > Facturen de credit factuur op betaald.
  5. Ga naar VERKOOP > Retouren en klik op de retourzending om de status aan te passen. Zet de status op Artikelen gecrediteerd.

    Retourklant_9.png

    Let op! Indien u bij stap 2 al de voorraad heeft bijgewerkt, hoeft u dat bij stap 5 niet meer te doen.

Retour redenen en retour acties

Bij het aanmaken en wijzigen van een order is het mogelijk om een retourreden en/of -actie te kiezen in een drop-downmenu. U kunt deze daarnaast handmatig invullen. De reden in het drop-downmenu kunt u aanmaken bij VERKOOP > Retouren > Tabblad Retour reden en in het tabblad retour acties. Klik op de groene plus bovenaan uw scherm. Er opent een pop-upscherm waarin u een reden of actie kunt omschrijven. Bij reden kunt u bijvoorbeeld Verkeerde maat als reden opgeven. Als actie kunt u bijvoorbeeld Contact opnemen met de Leverancier kiezen. Klik vervolgens op Opslaan om de reden of actie te bevestigen. Deze opties zijn nu te kiezen als reden bij het aanmaken en wijzigen van een retourzending.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen