E-mailservice migreren

Sinds wij onze e-mailservice hebben geïntroduceerd, heeft e-mail technologie in het algemeen en de e-mailservices van onze concurrenten grote sprongen vooruit gemaakt. Daarom hebben we besloten om Support van de e-mailservice te stoppen per 12 oktober 2018, en uiteindelijk de service de sluiten op 1 Februari 2019.

Deze guide helpt met het opslaan en migreren van e-mails en contacten naar een andere e-mailservice.

Voor hulp met het migreren van e-mailservice, kan je ons Support team bereiken via het Helpcentrum. Support voor het migreren eindigt op 12 oktober 2018.

Email migreren stappenplan:

1. Check domein verbinding
2. E-mail forwarding uitzetten
3. Download e-mails
4. Download contacts
5. Migreren naar een andere e-mailservice
   1. Google Apps
      1. G Suite opzetten
      2. E-mail (.eml file) importeren naar Gmail
      3. Contacten importeren naar Gmail
   2. Outlook
   3. Apple Mail
   4. E-mails via Hosting provider
6. Veelgestelde vragen

Stap 1: Check domein verbinding

Om te beginnen zal gecontroleerd moeten worden hoe het domein is verbonden met de webshop, deze verbinding zal je misschien moeten updaten om het e-mailadres te kunnen blijven gebruiken.

Om de connectie methode te controleren, volg de volgende stappen:

1. Ga naar who.is en vul de webshop url in bovenaan de pagina
   
2. Klik op DNS Records
   
   
3. Zoek bij DNS records in de kolom: “Type” naar 3 verschillende nameservers (NS). Als het er uitziet zoals het onderstaande voorbeeld, dus inclusief “.webshopapp.com.”, ga dan door naar stap 2
   
   
   • Als er geen ns1.webshopapp.com staat, maar zoals het voorbeeld hieronder (of de naam van je eigen host provider) kan je door naar stap 3.
     
   • Het zal dan ook een A server laten zien in combinatie met een IP adres.
     

Belangrijk: Controleer of er niet andere extra records in DNS staan, die door het gebruik van apps zijn aangemaakt. Als dit wel zo is, noteer deze en voeg deze toe bij je host provider als je die aan het updaten bent in stap 2.

Stap 2: Uitzetten van automatisch doorsturen e-mails

Als e-mails automatisch worden doorgestuurd naar een ander e-mailadres zal dit uitgezet moeten worden. Omdat je anders niet kunt inloggen op de e-mailservice, daarom moet deze functie uitgezet worden.

Volg deze instructies:

1. In de back office van de webshop, ga naar instellingen.
2. Klik op Domeinnamen & e-mailadressen
3. Zorg ervoor dat je in het Email gedeelte zit door op e-mails te klikken:
   
4. Als een van de e-mailadressen automatisch wordt doorgestuurd zal het eruit zien als dit:
5. Ieder e-mail account dat automatisch wordt doorgestuurd moet handmatig worden uitgezet. Dit doet je door op het blauwe vinkje te klikken, zodat deze niet meer zichtbaar is.

Stap 3: E-mails downloaden van de server

Het downloaden van e-mails zorgt ervoor dat je deze kunt verplaatsen naar een andere e-mailservice, plus geeft het een goede back-up.

Het downloaden doe je door:

1. Open Webmail
2. Selecteer alle e-mails om de e-mail van de server te downloaden, door de shift-knop op je toetsenbord in te drukken. Klik vervolgens op het Grijze wieltje, zoals hieronder aangegeven, en selecteer vervolgens: Download (.eml).
   
3. Een bestand met al je e-mails wordt automatisch gedownload.

Doe dit zowel voor de Inbox en Verzonden e-mails!

Stap 4: Contacten downloaden

Het downloaden van e-mails zorgt ervoor dat je deze kunt verplaatsen naar een andere e-mailservice, plus geeft het een goede back-up.

Volg deze instructies:

1. Open Webmail
2. Open adresboek via  in de rechterbovenhoek.
3. Klik op het pijltje naast het map icoon en dan Alles exporteren
   
   
4. Een .vcf file zal beginnen met downloaden, dit bestand bevat alle contacten.

Stap 5: migreren naar een andere e-maildienst

Google Apps

Wij raden aan om G suite van Google te gebruiken als nieuwe e-mailservice, G suite biedt 30 GB opslagruimte en daarnaast een hoop andere voordelen en functies van Google. Als je een G Suite account wilt aanmaken, kan je hier 20% korting krijgen voor het eerste jaar bij een G Suite Basic of Business account.

Migreren naar G Suite doe je door:

1. Open een bedrijfsaccount
2. Voeg mensen toe aan je G Suite-account
3. Volg de stappen om je domein te verifiëren en e-mail in te stellen
4. Om je domein te verifiëren:

• Selecteer de optie om een meta tag toe te voegen
• Je krijgt de meta tag te zien. Deze ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
  

  <META NAME="google-site-verification" CONTENT=" +nxGUDJ4QpAZ5l9Bsjdi102tLVC21AIh5d1Nl23908vVuFHs34="/>

• Het enige wat je uit bovenstaande tag nodig heeft is de code tussen de aanhalingstekens. In dit geval is dit dus de code:
  nxGUDJ4QpAZ5l9Bsjdi102tLVC21AIh5d1Nl23908vVuFHs34=
• Kopieer deze code en plak hem in de backoffice van Lightspeed eCom onder Instellingen > Website-instellingen > Web extras > GOOGLE SEARCH CONSOLE.
• Vul in het vak Meta tags de code in (alleen wat tussen de aanhalingstekens staat). Je kan hier meerdere meta tags toevoegen. Maximaal één code per regel!
  
• Activeer Status en sla je wijzigingen op.
  
  OPMERKING: voor meer ondersteuning bij het verifiëren van je domein, kun je documenten raadplegen van Google of het Helpcentrum van Lightspeed

Importeren van e-mails naar Gmail

1. Download een eml. To Gmail converter, vaak is er een gratis trial versie beschikbaar:
   
   • Voor Macbook
   • Voor Windows
2. Open het programma als het geïnstalleerd is.
3. Vul de Gmail account gegevens in.
4. Laad .eml-bestanden of een map met .eml-bestanden
5. Upload EML naar Gmail
6. Controleer of je e-mails correct naar Gmail zijn geüpload. Zo niet, neem dan contact op met de supportafdeling van de convertertool die je hebt gebruikt.

Importeren van contacten naar Gmail:

1. Open Gmail of G Suite.
2. In de rechterbovenhoek klik op het Google Apps Icon: , en selecteer Contactpersonen
3. Aan de linkerkant klik op meer, dan zal de importeerfunctie zichtbaar worden.
   
   
4. Select the option CVS or vCard file, then click on select file
5. Open het .vcf bestand dat in stap 5 gecreëerd is.
6. Alle contacten zijn nu toegevoegd aan G suite.

Outlook

Om e-mails te migreren naar Outlook:

1. Open Outlook
2. Importeer de e-mails door de .eml-bestanden te slepen naar Outlook
3. Je kunt ook een .eml-naar-Outlook-converter gebruiken

Apple Mail

Om e-mails te migreren naar Apple Mail:

1. Open Apple Mail.
2. Selecteer de .eml files.
3. Importeer de e-mails door het .eml bestand te verslepen en droppen in Apple Mail
4. Voor support

Emails ontvangen via domein provider

Je kan ook contact zoeken met de domein provider, vaak hebben deze ook een eigen e-mailservice waar gebruik van gemaakt kan worden.

Veelgestelde vragen

Q: Wat gebeurt er met e-mails die naar mijn oude e-mailadres worden gestuurd worden?
A: Alle e-mails die naar het oude adres worden gestuurd zullen niet worden ontvangen, de verzender zal hier bericht van krijgen dat het bericht niet is ontvangen.

Q: Ik heb niet mijn e-mails niet opgehaald voor de deadline. Wat kan ik doen?
A: Helaas is de e-mailservice gesloten en kan je niet meer bij het account.

Q: Wat gebeurt er met mijn persoonlijke data nadat de service is gesloten?
A: In overeenkomst met de privacy wetten, zal alle persoonlijke data worden vernietigd kort nadat de service is gesloten.