Sie können Ihre Rechnungen verwalten, indem Sie in Ihrem eCom-Backoffice zu Bestellungen > Rechnungen navigieren. Standardmäßig werden Ihre Rechnungen nach dem Datum aufgelistet, an dem sie hinzugefügt wurden, aber Sie können sie nach Zahlungsstatus, Zahlungsdatum und Artikel mit verlagerter Mehrwertsteuer filtern. Sie können auch über den Kundennamen nach einer Rechnung suchen.

Produkte und Kundeninformationen können nach der Rechnungsstellung nicht mehr bearbeitet werden. Wenn die Informationen auf einer Rechnung falsch sind, erstellen Sie ein Angebot mit den korrekten Informationen und generieren Sie eine neue Rechnung.

Verwaltung von Rechnungen

So verwalten Sie eine Rechnung in Ihrem eCom-Backoffice:

1. Navigieren Sie zu Bestellungen > Rechnungen.
2. Suchen Sie die entsprechende Bestellung und klicken Sie auf den Titel, um diese zu öffnen.
3. Nehmen Sie Änderungen oder Aktualisierungen vor.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können auf Rechnung drucken klicken, um eine Kopie der Rechnung zu drucken, auf Rechnung erneut senden, um eine Rechnung erneut zu senden, oder den Zahlungsstatus und den Lieferzeitraum einer Rechnung bearbeiten.

Sie können auch die Rechnungseinstellungen ändern:

• Status: Verwenden Sie das Status-Dropdown-Menü, um eine Rechnung als bezahlt zu markieren. Bei einer Standardrechnung können Sie den Status von Unbezahlt auf Bezahlt ändern. Wenn eine Gutschriftenrechnung verarbeitet wurde, können Sie den Status auf Bezahlt oder Nicht bezahlt setzen.
• Kunden benachrichtigen: Wenn diese Option aktiviert ist, sendet eCom sofort eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden.
• Lieferzeitraum: Fügen Sie einen benutzerdefinierten Text hinzu, um Ihre Kunden über die Lieferzeiten zu informieren.

Rechnungseinstellungen bearbeiten

Sie können Rechnungen so einstellen, dass sie manuell oder automatisch erstellt werden, wenn der Kunde seine Bestellung bezahlt. Sie können eCom auch so konfigurieren, dass Rechnungen nur nach erfolgreicher Zahlung versendet werden.

Kunden erhalten keine Rechnung in der ersten Bestellmeldung, die nach einer Bestellung aufgegeben wird. Sie können Ihre Benachrichtigungen auch weiter (individuell) anpassen.

Um die Rechnungseinstellungen zu bearbeiten, einschließlich der Art der Rechnungserstellung:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Verwaltung.

   

2. Wählen Sie im Abschnitt Rechnungen Ihre Einstellung für die Rechnungserstellung aus dem Dropdown-Menü Erstellen aus.

   • Direkt (Standard): Neue Bestellungen werden automatisch mit Rechnungen erstellt, bevor eine Zahlung eingegangen ist. Unbezahlte Rechnungen werden als Bestätigung für neue Bestellungen an Kunden versandt. Sobald die Zahlung eingegangen ist, erhalten Kunden eine zweite E-Mail zur Bestätigung der Zahlung.
   • Bezahlt: Kunden erhalten eine E-Mail, sobald die Zahlung eingegangen ist.
   • Manuell: Rechnungen müssen für jede neue Bestellung manuell erstellt und versandt werden.

   

3. Optional können Sie die Option E-Mail & Telefonnummer ausblenden aktivieren, um diese Angaben auf Rechnungen zu verbergen.

4. Optional können Sie die Option Allgemeine Geschäftsbedingungen anhängen aktivieren, um automatisch eine Textkopie Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen an die Rechnung anzuhängen.

   Wenn mehrere Rechnungen erstellt werden, werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen nur der ersten versendeten Rechnung beigefügt.

5. Klicken Sie auf Speichern.

E-Rechnungen für B2B-Verkäufe aktivieren

In einigen Regionen müssen Sie möglicherweise die E-Rechnungsstellung aktivieren, um maschinenlesbare E-Rechnungen für B2B (Business-to-Business) und B2G (Business-to-Government) Transaktionen zu bieten.

Die Vorschriften hängen von Ihrer Gerichtsbarkeit, Region und davon ab, ob Sie die EU-Richtlinie „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einhalten müssen. Eine vollständige Liste der Vorschriften erhalten Sie bei den zuständigen lokalen Aufsichtsbehörden.

So aktivieren Sie B2B-E-Rechnungen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Verwaltung.
2. Aktivieren Sie unter Rechnung die Option E-Rechnungen für B2B aktivieren. Dadurch werden die Felder IBAN und Steuer-ID aktiviert, falls die Informationen fehlen.
3. Füllen Sie das Feld Zahlungsfrist aus. Füllen Sie die Felder IBAN und Steuer-ID aus, falls diese leer sind.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Steuer-ID hinzufügen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen.

2. Geben Sie Ihren Firmennamen in das Feld Firmenname ein.

   

3. Geben Sie Ihre Steuer-ID in das Feld Steuer-ID ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Bankkontoinformationen hinzufügen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen und scrollen Sie nach unten zu Bankverbindung.

   

2. Geben Sie im Feld Kontoinhaber den Namen des Kontoinhabers ein.
3. Geben Sie in das Feld IBAN Ihre IBAN-Nummer ein.
4. Geben Sie in das Feld SWIFT/BIC den SWIFT- oder BIC-Code ein.
5. Geben Sie in das Feld Bankname den Banknamen ein.
6. Geben Sie in das Feld Bankstandort den Bankstandort ein.
7. Geben Sie in das Feld Bankleitzahl die Bankleitzahl ein.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald die E-Rechnungsstellung aktiviert ist, müssen Geschäftskunden beim Kauf ihre Steuer-ID angeben. Lightspeed eCom erkennt automatisch, ob der Kunde einen Service-Point-Access-Provider hat, und sendet eine E-Rechnung. Andernfalls sendet das System eine PDF-Rechnung per E-Mail. Der Status einer E-Rechnung wird im Feld Zahlung auf der Bestellseite angezeigt.

Für Händler in Belgien wird die E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk versendet.

Anforderungen für Deutschland und die Niederlande

Die Aktivierung der E-Rechnungsstellung für B2B-Verkäufe in Deutschland und den Niederlanden erfordert spezifische Unternehmensinformationen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen.
2. Füllen Sie die erforderlichen Felder für die MwSt-Nummer und IBAN aus.
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
   • Feld KvK (Handelskammer/CoC) (Niederlande).
   • Felder Telefonnummer und Allgemeine E-Mail-Adresse (Deutschland).
4. Klicken Sie auf Speichern.

Rechnungsvorlage ändern

In einigen Ländern müssen Händler die ursprüngliche Rechnungsnummer der übergeordneten Rechnung auf allen Gutschriftsrechnungen anzeigen. Wenn Sie Ihre Vorlage geändert haben, müssen Sie möglicherweise den HTML-Code der Vorlage aktualisieren.

1. Navigieren Sie zu Design > Inhaltsvorlagen.
2. Klicken Sie auf Rechnungsvorlage.

3. Suchen Sie in der Rechnungs-Vorlage den folgenden Codeblock:

   <div class="pull-right text-right">
      <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{
     invoice.number
      }}</h1>
      <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   </div>
   </div>

4. Ersetzen Sie den Original-Codeblock durch den folgenden Codeblock:

   <div class="pull-right text-right">
     <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{ invoice.number
     }}</h1>
     <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   {% if invoice.is_credit %}
     <h3 class="text-muted">{{ 'Original Invoice' | t }} {{ invoice.parent_number
     }}</h3>
   {% endif %}
   </div>

Rechnungen exportieren

Sie können eCom-Informationen in großen Mengen bearbeiten, indem Sie eine exportierte CSV-Datei erstellen und herunterladen. Bearbeiten Sie die Informationen in einer Tabelle und importieren Sie die geänderte Datei.

Erstellen Sie eine Sicherungskopie, bevor Sie umfangreiche Änderungen vornehmen. Speichern Sie eine Kopie des Exports innerhalb von 30 Tagen auf Ihrem Gerät, bevor er automatisch gelöscht wird.

So exportieren Sie Ihre Rechnungen:

1. Navigieren Sie zu Bestellungen > Rechnungen.

2. Klicken Sie auf Export > Rechnungen exportieren und geben Sie einen Datumsbereich ein, um die Rechnungen auszuwählen, die Sie exportieren möchten.

   

3. Alternativ können Sie die Kontrollkästchen in der Liste verwenden, um Ihre Rechnungen auszuwählen, und .CSV exportieren aus dem Menü für Gruppenaktionen auswählen.

   

Sie können auf Ihre exportierten Rechnungen zugreifen und diese herunterladen, indem Sie zu Werkzeuge > Exporte navigieren.

Nächste Schritte