Alle orders komen binnen via je backoffice onder het tabblad Ordersin het navigatiepaneel. Het orderdashboard geeft alle ontvangen orders weer, inclusief nieuwe en voltooide orders. Selecteer een ordernummer om hem in de dashboardweergave te openen.

Navigatieknoppen

Het orderdashboard bevat rechtsboven een knop Meer.

Wanneer je op deze knop klikt, wordt er een vervolgkeuzemenu geopend met de volgende opties:

• In de wacht zetten: Dit plaatst een order tijdelijk in de wacht. Als een order in de wacht staat, kan er geen factuur of pakbon worden gemaakt. Je kunt de status terugzetten door op Uit de wacht te klikken. Orders met de status ingesteld op Afgerond kunnen niet in de wacht worden gezet.
• Berichten: Als je hierop klikt, wordt de Berichtengeschiedenis voor deze order geopend.
• Dupliceren: Kopieer orders door op Dupliceren te klikken. Zo wordt een offerte aangemaakt waarin de producten, klant, betaling- en verzendmethode worden gekopieerd. Daarna kunnen Offertes worden bewerkt en omgezet in orders.
• Wijzig status: Voeg een aangepaste status toe aan een order. Maak eerst aangepaste statussen aan in Instellingen > Shopinstellingen > Workflow.
• Betalingsherinnering versturen: Hiermee wordt een betalingsherinnering naar klanten gestuurd. Verifieer eerst het e-mailsjabloon voor betalingsherinneringen onder Instellingen > Website-instellingen > E-mailnotificaties.
• Taak toevoegen: Voeg een taak toe en pas deze aan voor de order.

Inzicht in het orderscherm

Bovenaan het scherm vind je algemene informatie over de order. Van links naar rechts vind je de orderstatus, datum en het tijdstip waarop de order werd aangemaakt, het ordernummer en het totaalbedrag van de order.

Betaling

In de sectie Betaling wordt weergegeven welke betaalmethode de klant heeft gebruikt.

In deze sectie worden ook de facturen weergegeven die onmiddellijk na het plaatsen van de orders werden aangemaakt. Als je dit liever handmatig doet, of na ontvangst van de betaling, ga dan naar Instellingen > Algemene instellingen > Administratie en kies wanneer er een factuur moet worden aangemaakt.

Als je op het printer-pictogram klikt, kun je een pdf van je factuur downloaden.

Klik op het factuurnummer om een pop-upvenster te openen met de keuze om de factuurstatus of de levertijd te wijzigen, de factuur te printen of deze opnieuw naar de klant te versturen.

Je kunt een creditnota/factuur aanmaken door op Creditfactuur toevoegen te klikken. Er wordt een pop-upvenster geopend waarin je de producten kunt selecteren die je wilt crediteren. Je kunt ook een klantentegoed opgeven.

Orders kunnen als afgerond worden aangemerkt door te klikken op Markeren als betaald. Als klanten onmiddellijk betalen, verschijnt hier de knop Markeren als niet betaald, die je kunt selecteren als de betaling niet goed werd ontvangen.

Verzending

In de sectie Verzending wordt er getoond welke verzendmethode de klant heeft gekozen voor de order, evenals de bijbehorende pakbon.

Orders kunnen als verzonden worden aangemerkt door te klikken op Markeren als verzonden. Deze actie kan worden omgekeerd door te klikken op Markeren als niet verzonden.

Als je op het printer-pictogram klikt, download je een pdf van je pakbon.

Klik op het verzendnummer om de zending te printen, een track-en-trace-code toe te voegen, de verzendstatus te selecteren of de klant te informeren over de zending.

Producten

In de sectie Productenvind je een overzicht van de bestelde producten.

Je kunt klikken op Details tonen om te bekijken hoe het totaalbedrag van de order is berekend.

Als je op Retour aanmaken klikt, kun je retourzendingen aanmaken en beheren.

Naast elk product staat een gekleurde cirkel. Je kunt hier met de muis overheen gaan om de voorraadstatus van je product te bekijken:

• Groen betekent dat het product nog op voorraad is.
• Oranje betekent dat het aantal op voorraad gelijk aan of lager is dan de Notificatie onder-variantwaarde die is aangegeven voor het product in kwestie. Klik op de productnaam om naar de pagina te gaan waar je dit kunt bewerken.

Retouren

Afhankelijk van je retourbeleid kunnen klanten een product retour zenden of omruilen. Klanten kunnen retourzendingen aanmaken of je kunt dat zelf doen door te klikken op Retour aanmaken in de sectie Producten.

Er wordt een pop-upvenster geopend waar er wordt gevraagd naar informatie over de retourzending. Zodra je dit hebt ingevuld en op Toevoegen hebt geklikt, verschijnt de sectie Retouren. Hier vind je een overzicht van alle retourzendingen voor de order in kwestie. Selecteer het retournummer om de retourzending te bewerken.

Opmerkingen

Opmerkingen zijn berichten die je naar jezelf of andere gebruikers (bijvoorbeeld je collega‘s) stuurt. De opmerkingen zijn niet zichtbaar voor klanten.

Je kunt maar één opmerking per order toevoegen, maar je kunt de opmerking altijd bewerken en aanvullen. Klik op Notitie opslaan om de opmerking op te slaan in het account.

Feedback van klanten

Dit veld wordt weergegeven nadat de orderstatus wordt weergegeven als Afgerond. Klanten kunnen opmerkingen achterlaten in de laatste stap van de checkout in je online winkel en deze zullen in deze sectie worden weergegeven.

Klantgegevens

De sectie met klantgegevens toont de naam, het telefoonnummer, het e-mailadres, het factuuradres en het verzendadres van de klant.

Klik op Klant aanpassen om de gegevens van een klant te bekijken en te wijzigen. Je kunt ook handmatig berichten naar klanten verzenden via de knop Klant inlichten. Deze berichten worden automatisch verzonden naar het e-mailadres van de klant en kun je vinden in de sectie Berichtengeschiedenis op de pagina van een klant onder Klanten, of door te klikken op Meer > Berichten boven in het scherm.

Geschiedenis

In de geschiedenis vind je acties die voorafgaand aan de order in kwestie werden uitgevoerd, zoals het aanmaken van een factuur. Nieuwe acties worden onderaan toegevoegd.

Order annuleren

Onder de klantgegevens vind je de optie om orders te annuleren.

Om een order te annuleren:

1. Klik op Order annuleren.
2. Vink het selectievakje Klant informeren aan.
3. Klik op Order annuleren.

Nadat een order wordt geannuleerd, wordt de pakbon geannuleerd, de factuur aangemaakt en de voorraad van elk afzonderlijk product bijgewerkt.

Wat nu?