Je kunt je facturen beheren door in je eCom-backoffice te navigeren naar Orders > Facturen. Je facturen zijn standaard gesorteerd op de datum waarop ze zijn toegevoegd, maar je kunt ze filteren op betaalstatus, betaaldatum en artikelen met verlegde btw. Je kunt ook zoeken naar een factuur op klantnaam.

Facturen beheren

Een factuur beheren in de eCom-backoffice:

1. Navigeer naar Orders > Facturen.
2. Zoek de factuur en klik op het factuurnummer om de factuur te openen.
3. Breng eventuele wijzigingen aan.
4. Klik op Opslaan.

Je kunt op Factuur printen klikken om een kopie van de factuur te printen, op Factuur opnieuw verzenden klikken om een factuur opnieuw te verzenden of de betalingsstatus en levertijd van een factuur bewerken.

Je kunt ook de factuurinstellingen wijzigen:

• Status: gebruik het vervolgkeuzemenu om een factuur te markeren als betaald. Voor een standaardfactuur kun je de status wijzigen van Niet betaald naar Betaald. Als een creditnota is verwerkt, kun je de status instellen op Betaald of Niet betaald.
• Klant inlichten: Als je op deze knop klikt, zal eCom onmiddellijk een e-mail sturen naar het e-mailadres van de klant in het bestand.
• Levertijd: voeg een aangepaste tekst toe om je klanten op de hoogte te houden van levertijden.

Factuurinstellingen bewerken

Je kunt facturen instellen om handmatig of automatisch te worden gemaakt wanneer klanten betalen voor hun order. Je kunt eCom ook instellen om alleen facturen te sturen na een geslaagde betaling.

Klanten ontvangen geen factuur bij de eerste ordernotificatie die wordt gestuurd na plaatsing van een order. Je kunt je notificaties ook verder aanpassen.

Factuurinstellingen bewerken, inclusief het type factuur dat wordt aangemaakt:

1. Ga naar Instellingen > Administratie.

   

2. Kies in het gedeelte Facturen je instelling voor het aanmaken van facturen in het vervolgkeuzemenu Aanmaken. Lightspeed eCom biedt drie opties voor het aanmaken van facturen:

   • Direct (Standaard): Nieuwe orders worden automatisch aangemaakt met facturen, voordat er een betaling is ontvangen. Onbetaalde facturen worden naar klanten gestuurd als bevestiging van nieuwe orders. Zodra de betaling is ontvangen, ontvangen klanten een tweede e-mail ter bevestiging van de betaling.
   • Betaald: klanten ontvangen een e-mail zodra de betaling is ontvangen.
   • Handmatig: facturen moeten handmatig worden aangemaakt en verzonden voor elke nieuwe order.

   

3. (Optioneel) Schakel Verberg email en telefoonnummer in om deze te verbergen op facturen.

4. (Optioneel) Schakel Algemene voorwaarden bijvoegen in om automatisch een tekstkopie van je algemene voorwaarden bij de factuur te voegen.

   Als er meerdere facturen worden aangemaakt, worden de algemene voorwaarden alleen bijgevoegd aan de eerste factuur die wordt verzonden.

5. Klik op Opslaan.

Elektronisch factureren inschakelen voor B2B-verkopen

Mogelijk moet je e-facturatie inschakelen om machineleesbare e-facturen te kunnen aanbieden voor B2B (business-to-business) en B2G (business-to-government) transacties.

De regelgeving is afhankelijk van je rechtsgebied, regio en of je bent vereist om de EU-richtlijn Btw in het digitale tijdperk (ViDA) na te leven. Voor een volledige lijst met voorschriften, neem contact op met je lokale regelgevende instanties.

Elektronische facturen voor B2B inschakelen:

1. Ga naar Instellingen > Administratie.
2. Schakel onder Facturen de optie Enable e-voicing for B2B (Vink E-facturatie inschakelen voor B2B aan) in. Daardoor worden de velden IBAN en Betaaltermijn (in dagen) actief.
3. Vul de velden Payment deadline (Deadline betaling), IBAN en Betaaltermijn (in dagen) in.
4. Klik op Opslaan.

Je btw-nummer toevoegen:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijf.
2. Voer de naam van je bedrijf in het veld Bedrijfsnaam in.
3. Voeg je btw-nummer toe in het veld Btw-nummer.
4. Klik op Opslaan.

Je bankrekening toevoegen:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijven > Referentiegegevens.
2. Voer in het veld Rekeninghouder de naam van de rekeninghouder in.
3. Voer in het veld IBAN je IBAN-nummer in.
4. Voer de SWIFT of BIC in het veld SWIFT/BIC in.
5. Voer de banknaam in het veld Banknaam in.
6. Voer de banklocatie in het veld Banklocatie in.
7. Voer in het veld Bankcode het bankcodenummer in.
8. Klik op Opslaan.

oZodra elektronische facturering is ingeschakeld, moeten zakelijke klanten hun btw-nummer verstrekken bij aankopen. Lightspeed eCom detecteert automatisch of de klant een servicepunttoegangsprovider heeft en verzendt een e-factuur. Anders stuurt het systeem een PDF-factuur via e-mail. De status van een e-factuur is zichtbaar onder het veld Betaling op de orderpagina.

Voor eigenaars in België wordt de elektronische factuur verstuurd via Peppol.

De factuursjabloon wijzigen

In sommige landen moeten eigenaars het oorspronkelijke of hoofdfactuurnummer weergeven op alle creditfacturen. Als je je factuursjabloon hebt gewijzigd, moet je mogelijk de HTML-code van de factuursjabloon bijwerken.

1. Navigeer naar Ontwerp > Contentsjablonen.
2. Klik op Factuursjabloon.

3. Zoek het volgende codeblok in de factuursjabloon:

   <div class="pull-right text-right">
      <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{
     invoice.number
      }}</h1>
      <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   </div>
   </div>

4. Vervang het oorspronkelijke codeblok door het volgende codeblok:

   <div class="pull-right text-right">
     <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{ invoice.number
     }}</h1>
     <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   {% if invoice.is_credit %}
     <h3 class="text-muted">{{ 'Original Invoice' | t }} {{ invoice.parent_number
     }}</h3>
   {% endif %}
   </div>

Facturen exporteren

Je kunt eCom-informatie in bulk bewerken door een geëxporteerd CSV-bestand aan te maken en te downloaden. Bewerk de informatie in een spreadsheet en importeer het gewijzigde bestand.

Maak een back-upkopie voordat je uitgebreide wijzigingen aanbrengt. Sla binnen 30 dagen een kopie van de export op je apparaat op voordat deze automatisch wordt verwijderd.

Als je je facturen moet exporteren:

1. Navigeer naar Orders > Facturen.

2. Klik op Exporteren > Facturen exporteren en voer een datumbereik in om de facturen te selecteren die je wilt exporteren.

   

3. Je kunt ook de selectievakjes in de lijst gebruiken om je facturen te selecteren en Exporteren naar .CSV te selecteren in het bulkactiemenu.

   

4. Optioneel kunt je toegang krijgen tot je geëxporteerde facturen en deze downloaden door te navigeren naar Tools > Exports.

Wat nu?