Je kunt je facturen beheren door in je eCom-backoffice te navigeren naar Orders > Facturen. Je facturen zijn standaard gesorteerd op de datum waarop ze zijn toegevoegd, maar je kunt ze filteren op betaalstatus, betaaldatum en artikelen met verlegde btw. Je kunt ook zoeken naar een factuur op klantnaam.

Facturen beheren

Een factuur beheren in de eCom-backoffice

1. Navigeer naar Orders > Facturen.
2. Zoek de factuur en klik op het factuurnummer om de factuur te openen.
3. Breng eventuele wijzigingen aan.
4. Klik op Opslaan.

Je kunt een factuur printen of opnieuw versturen, of de betalingsstatus en de levertijd van een factuur bewerken.

Ook kun je informatie over de factuur volgen:

• Status: gebruik het vervolgkeuzemenu om een factuur te markeren als betaald. Voor een standaardfactuur kun je de status wijzigen van Niet betaald naar Betaald. Als een creditnota is verwerkt, kun je de status instellen op Betaald of Niet betaald.
• Klant inlichten: Als je op deze knop klikt, zal eCom onmiddellijk een e-mail sturen naar het e-mailadres van de klant in het bestand.
• Levertijd: voeg een aangepaste tekst toe om je klanten op de hoogte te houden van levertijden.

Factuurinstellingen bewerken

Je kunt facturen instellen om handmatig of automatisch te worden gemaakt wanneer klanten betalen voor hun order. Je kunt eCom ook instellen om alleen facturen te sturen na een geslaagde betaling.

Klanten ontvangen geen factuur bij de eerste ordernotificatie die wordt gestuurd na plaatsing van een order. Je kunt je notificaties ook verder aanpassen.

Factuurinstellingen bewerken, inclusief het type factuur dat wordt aangemaakt:

1. Ga naar Instellingen > Administratie.

   

2. Kies in het gedeelte Facturen je instelling voor het aanmaken van facturen in het vervolgkeuzemenu Aanmaken. Lightspeed eCom biedt drie opties voor het aanmaken van facturen:

   • Direct (Standaard): Nieuwe orders worden automatisch aangemaakt met facturen, voordat er een betaling is ontvangen. Onbetaalde facturen worden naar klanten gestuurd als bevestiging van nieuwe orders. Zodra de betaling is ontvangen, ontvangen klanten een tweede e-mail ter bevestiging van de betaling.
   • Betaald: klanten ontvangen een e-mail zodra de betaling is ontvangen.
   • Handmatig: facturen moeten handmatig worden aangemaakt en verzonden voor elke nieuwe order.

   

3. (Optioneel) Schakel Verberg email en telefoonnummer in om deze te verbergen op facturen.

4. (Optioneel) Schakel Algemene voorwaarden bijvoegen in om automatisch een tekstkopie van je algemene voorwaarden bij de factuur te voegen.

   Als er meerdere facturen worden aangemaakt, worden de algemene voorwaarden alleen bijgevoegd aan de eerste factuur die wordt verzonden.

5. Klik op Opslaan.

Elektronisch factureren inschakelen voor B2B-verkopen

Afhankelijk van je rechtsgebied en of je verplicht bent om de EU-richtlijn VAT in the Digital Age (ViDA) na te leven, moet je mogelijk door machine leesbare elektronische facturen verstrekken voor B2B- (business-to-business) en B2G-transacties (business-to-government).

De regelgeving verschilt per regio. Neem voor een volledige lijst met voorschriften contact op met je lokale regelgevende instanties.

Elektronische facturen voor B2B inschakelen:

1. Ga naar Instellingen > Administratie.
2. Schakel onder Facturen de optie Enable e-voicing for B2B (Vink E-facturatie inschakelen voor B2B aan) in. Daardoor worden de velden IBAN en Betaaltermijn (in dagen) actief.
3. Vul de velden Payment deadline (Deadline betaling), IBAN en Betaaltermijn (in dagen) in.
4. Klik op Opslaan.

Je btw-id toevoegen:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijf.
2. Voeg je btw-id toe in het veld Btw-id.
3. Klik op Opslaan.

Je bankrekening toevoegen:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijven > Referentiegegevens.
2. Voeg onder Bankgegevens je gegevens in het veld IBAN in.
3. Klik op Opslaan.

Zodra elektronische facturering is ingeschakeld, moeten zakelijke klanten hun btw-id verstrekken bij aankopen. Lightspeed eCom detecteert automatisch of de klant een servicepunttoegangsprovider heeft en stuurt een elektronische factuur. Anders wordt er een pdf-factuur verstuurd door het systeem. De status van een elektronische factuur is zichtbaar onder het veld Betaling. Voor eigenaars in België wordt de elektronische factuur verstuurd via Peppol.

De factuursjabloon wijzigen

In sommige landen moeten eigenaars het oorspronkelijke of hoofdfactuurnummer weergeven op alle creditfacturen. Als je je factuursjabloon hebt gewijzigd, moet je mogelijk de HTML-code van de factuursjabloon bijwerken.

1. Navigeer naar Ontwerp > Contentsjablonen.
2. Klik op Factuursjabloon.

3. Zoek het volgende codeblok in de factuursjabloon:

   <div class="pull-right text-right">
      <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{
     invoice.number
      }}</h1>
      <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   </div>
   </div>

4. Vervang het codeblok door het volgende:

   <div class="pull-right text-right">
     <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{ invoice.number
     }}</h1>
     <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   {% if invoice.is_credit %}
     <h3 class="text-muted">{{ 'Original Invoice' | t }} {{ invoice.parent_number
     }}</h3>
   {% endif %}
   </div>

Facturen exporteren

Als je je facturen wilt exporteren, klik je op Exporteren of je selecteert je facturen in de lijst en kiest Exporteren als .CSV in het bulkactiemenu.

Je kunt ook naar facturen zoeken door te navigeren naar Tools > Exports.

Wat nu?