Pour gérer vos factures, accédez à Commandes > Factures dans votre arrière-boutique eCom. Les factures sont classées par défaut en fonction de leur date d’ajout, mais vous pouvez les filtrer selon l’état ou la date du paiement et filtrer les articles à TVA transférée. Vous pouvez également rechercher une facture par nom de client.

Gestion des factures

Pour gérer une facture dans votre arrière-boutique Commerce électronique, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Commandes > Factures.
2. Recherchez la facture, puis cliquez sur son numéro pour l’ouvrir.
3. Apportez les modifications nécessaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez cliquer sur Imprimer la facture pour imprimer une copie de la facture ou sur Renvoyer la facture pour renvoyer une facture. Vous pouvez également modifier le statut de paiement d’une facture et son délai de livraison.

Vous pouvez également modifier les paramètres de la facture :

• État : Marquez une facture comme payée à l’aide du menu déroulant associé à l’état. Dans le cas d’une facture standard, vous pouvez remplacer l’état Non payée par Payé. Si une note de crédit a été traitée, vous pouvez définir l’état sur Payé ou Non payée.
• Avertir le client : En activant cette option, eCom enverra immédiatement un courriel à l’adresse courriel du client.
• Délai de livraison : Ajoutez un texte personnalisé pour informer vos clients des délais de livraison.

Modifier les paramètres des factures

Vous pouvez configurer les factures de manière à ce qu’elles soient créées manuellement ou automatiquement lorsque les clients paient leur commande. Vous pouvez aussi indiquer à Commerce électronique de n’envoyer les factures qu’après réception du paiement.

La première notification de commande envoyée aux clients après la réalisation d’une commande ne contiendra pas de facture. Vous pouvez également personnaliser davantage vos notifications.

Pour modifier les paramètres et le mode de création de vos factures, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Administration.

   

2. Dans la section Factures, sélectionnez le mode de création de facture désiré dans le menu déroulant Créer. Commerce électronique Lightspeed vous permet de créer la facture au moment de votre choix parmi ces trois options :

   • Direct (par défaut) : les factures sont créées automatiquement à chaque nouvelle commande, avant la réception du paiement. Les factures non payées sont envoyées au client en guise de confirmation de la nouvelle commande. Dès la réception du paiement, le client recevra un second courriel confirmant la réussite du paiement.
   • Payé : les clients reçoivent un courriel à la réception du paiement.
   • Méthode manuelle : les factures doivent être créées et envoyées manuellement à chaque nouvelle commande.

   

3. (Facultatif) Activez l’option Masquer le courriel et le numéro de téléphone pour que ces renseignements n’apparaissent pas sur les factures.

4. (Facultatif) Activez l’option Joindre les termes et conditions pour joindre automatiquement le texte de vos Conditions générales à la facture.

   Si une commande fait l’objet de plusieurs factures, les Conditions générales sont associées uniquement à la première facture envoyée.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Activer la facturation électronique pour les ventes B2B

Vous pourriez être tenu d’activer la facturation électronique pour fournir des factures électroniques lisibles par machine pour les transactions B2B (entre entreprises) et B2G (entre entreprises et administrations publiques).

La réglementation dépend de votre juridiction, de votre région et de l’obligation ou non de vous conformer à la directive de l’UE sur les règles en matière de TVA adaptées à l’ère numérique (ViDA). Pour une liste complète des réglementations, contactez vos organismes de réglementation locaux.

Pour activer la facturation électronique en B2B, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Administration.
2. Sous Factures, activez Enable e-invoicing for B2B (activer la facturation électronique en B2B). Cela activera les champs relatifs à l’IBAN et au numéro d’identification fiscale.
3. Remplissez les champs concernant la date d’échéance du paiement, l’IBAN et le numéro d’identification fiscale.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter votre numéro d’identification fiscale, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Entreprise.
2. Saisissez le nom de votre entreprise dans le champ Nom de l’entreprise.
3. Ajoutez votre numéro d’identification fiscale dans le champ Numéro d’identification fiscale.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter votre compte bancaire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Taxes et factures et désactivez le mode de taxe Automatiquement.
2. Dans le champ Titulaire du compte, saisissez le nom du titulaire du compte.
3. Dans le champ Numéro IBAN, saisissez votre numéro IBAN.
4. Saisissez le SWIFT ou le BIC dans le champ Numéro SWIFT/BIC.
5. Dans le champ Nom de la banque, saisissez le nom de la banque.
6. Saisissez l’emplacement de la banque dans le champ Emplacement de la banque.
7. Dans le champ Numéro de code de la banque, saisissez le numéro de code de la banque.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois la facturation électronique activée, les entreprises clientes devront fournir leur numéro d’identification fiscale lors de leurs achats. Commerce électronique Lightspeed détectera automatiquement si le client dispose d’un fournisseur de services de point d’accès et lui enverra une facture électronique. Dans le cas contraire, le système enverra une facture au format PDF par courriel. L’état d’une facture électronique sera visible sous le champ Paiement de la page de commande.

Pour les marchands en Belgique, la facture électronique sera envoyée par le biais de Peppol.

Modifier le modèle de facture

Dans certains pays, les marchands sont tenus d’indiquer le numéro de facture d’origine/parent sur toutes les notes de crédit. Si vous avez modifié votre modèle de facture, vous devrez peut-être mettre à jour son code HTML.

1. Accédez à Design > Modèles de contenu.
2. Cliquez sur Modèle de facture.

3. Dans le modèle de facture, recherchez le bloc de code suivant :

   <div class="pull-right text-right">
      <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{
     invoice.number
      }}</h1>
      <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   </div>
   </div>

4. Remplacez le bloc de code d’origine par le bloc de code suivant :

   <div class="pull-right text-right">
     <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{ invoice.number
     }}</h1>
     <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   {% if invoice.is_credit %}
     <h3 class="text-muted">{{ 'Original Invoice' | t }} {{ invoice.parent_number
     }}</h3>
   {% endif %}
   </div>

Exporter les factures

Vous pouvez modifier les informations de Commerce électronique en lot en créant et en téléchargeant un fichier CSV exporté. Modifiez les informations dans une feuille de calcul et importez le fichier modifié.

Créez une copie de sauvegarde avant toute modification importante. Enregistrez une copie de l’exportation sur votre appareil sous 30 jours, avant qu’elle ne soit automatiquement supprimée.

Si vous devez exporter vos factures, procédez comme suit :

1. Accédez à Commandes > Factures.

2. Cliquez sur Exportation > Exporter les factures, puis indiquez une période pour sélectionner les factures que vous souhaitez exporter.

   

3. Vous pouvez également cocher les cases des factures de la liste pour sélectionner les factures de votre choix, puis choisir Exporter au format .CSV dans le menu d’actions en lot.

   

4. Vous pouvez également accéder à vos factures exportées et les télécharger en allant dans Outils > Exportations.

Prochaines étapes