Pour gérer vos factures, accédez à Commandes > Factures dans votre arrière-boutique eCom. Les factures sont classées en fonction de leur date d’ajout par défaut, mais vous avez la possibilité de les filtrer selon leur état ou la date de paiement. De plus, vous pouvez consulter uniquement les factures comprenant des articles soumis à un transfert de la TVA, ou encore rechercher une facture particulière en saisissant le nom du client.

Il est impossible de modifier les détails des clients ou des produits une fois qu’une facture a été générée. Si les détails figurant sur une facture contiennent des erreurs, créez un devis avec les bonnes informations et générez une nouvelle facture.

Gestion des factures

Pour gérer une facture dans votre arrière-boutique eCom :

1. Accédez à Commandes > Factures.
2. Recherchez la facture, puis cliquez sur son numéro pour afficher ses détails.
3. Apportez les modifications nécessaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez cliquer sur Print invoice (Imprimer la facture) pour imprimer une copie de la facture ou sur Resend invoice (Renvoyer la facture) pour la renvoyer. Vous avez également la possibilité de modifier l’état de paiement et le délai de livraison d’une facture.

Vous pouvez également modifier les paramètres de la facture :

• État : Marquez une facture comme payée à l’aide du menu déroulant associé à l’état. Dans le cas d’une facture standard, vous pouvez remplacer l’état Non payé par Payé. Si vous avez traité une note de crédit, vous pouvez définir l’état sur Payé ou Non payé.
• Avertir le client : Lorsque cette option est activée, eCom enverra automatiquement un courriel à l’adresse du client.
• Délais de livraison : Ajoutez un texte personnalisé pour informer vos clients des délais de livraison.

Modifier les paramètres des factures

Vous avez la possibilité de créer des factures manuellement ou de les générer automatiquement lorsque les clients paient leurs commandes. Vous pouvez également configurer eCom pour envoyer les factures uniquement après la réception du paiement.

La première notification de commande envoyée aux clients après la réalisation d’une commande ne contiendra pas de facture. Vous pouvez également personnaliser davantage vos notifications.

Pour modifier les paramètres et le mode de création de vos factures :

1. Accédez à Paramètres > Administration.

   

2. Dans la section Factures, sélectionnez un mode de création à l’aide du menu déroulant Créer :

   • Direct (l’option par défaut) : Chaque fois qu’une nouvelle commande est passée, une facture est automatiquement créée avant que le paiement ne soit reçu. Cette facture impayée est ensuite transmise au client en tant que message de confirmation de la nouvelle commande. Une fois le paiement effectué, un deuxième courriel est envoyé au client pour confirmer la réussite de la transaction.
   • Payé : Le client reçoit un courriel après avoir effectué le paiement.
   • Manuelle : Les factures doivent être créées et envoyées manuellement pour chaque nouvelle commande.

   

3. (Facultatif) Activez l’option Masquer le courriel et le numéro de téléphone pour empêcher l’affichage de ces renseignements sur les factures.

4. (Facultatif) Activez l’option Joindre les termes et conditions pour joindre automatiquement le texte de vos Conditions générales à la facture.

   Dans le cas où plusieurs factures sont émises, les Conditions générales ne seront associées qu’à la première facture envoyée.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Activer la facturation électronique pour les ventes B2B

Dans certaines régions, vous pourriez avoir l’obligation d’activer la facturation électronique afin d’émettre des factures lisibles par machine pour les transactions B2B (entre entreprises) et B2G (entre entreprises et organismes publics).

La réglementation dépend de votre juridiction, de votre région et de l’obligation ou non de vous conformer à la directive TVA à l’ère numérique (ViDA) de l’UE. Pour obtenir une liste complète des réglementations, communiquez avec vos organismes de réglementation locaux.

Pour activer la facturation électronique en B2B :

1. Accédez à Paramètres > Administration.
2. Dans la section Factures, activez l’option Enable e-invoicing for B2B (Activer la facturation électronique en B2B). Cette action activera les champs Numéro IBAN et Numéro d’identification fiscale si ces informations sont manquantes.
3. Remplissez le champ Payment deadline (Date d’échéance du paiement). Remplissez également les champs Numéro IBAN et Numéro d’identification fiscale s’ils sont vides.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter votre numéro d’identification fiscale

1. Accédez à Paramètres > Entreprise.

2. Saisissez le nom de votre entreprise dans le champ Nom de l’entreprise.

   

3. Saisissez votre Numéro d’identification fiscale.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter vos informations bancaires

1. Accédez à Paramètres > Entreprise et faites défiler la page jusqu’à la section Informations bancaires.

   

2. Saisissez le nom du Titulaire du compte.
3. Saisissez votre Numéro IBAN.
4. Saisissez le code SWIFT ou BIC dans le champ Numéro SWIFT/BIC.
5. Saisissez le Nom de la banque.
6. Saisissez l’Emplacement de la banque.
7. Saisissez le Numéro de code de la banque.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois la facturation électronique activée, les entreprises clientes devront fournir leur numéro d’identification fiscale lors de leurs achats. Si le client dispose d’un fournisseur de services de point d’accès, eCom (série C) lui enverra automatiquement une facture électronique. Dans le cas contraire, le système enverra une facture au format PDF par courriel. L’état d’une facture électronique sera affiché sous le champ Payment (Paiement) de la page de la commande.

Pour les marchands en Belgique, la facture électronique sera envoyée par l’intermédiaire de Peppol.

Exigences pour l’Allemagne et les Pays-Bas

L’activation de la facturation électronique pour les ventes B2B en Allemagne et aux Pays-Bas exige des informations spécifiques sur votre entreprise :

1. Accédez à Paramètres > Entreprise.
2. Remplissez les champs obligatoires VAT (Numéro de TVA) et IBAN (Numéro IBAN).
3. Remplissez les champs requis :
   • Le champ KvK (Chambre de commerce) pour les Pays-Bas
   • Les champs Phone number (Numéro de téléphone) et Generic email address (Adresse courriel générique) pour l’Allemagne
4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le modèle de facture

Dans certaines régions, vous pourriez avoir l’obligation d’indiquer le numéro de facture d’origine/parent sur toutes les notes de crédit. Si vous avez modifié votre modèle de facture, vous devrez peut-être mettre à jour son code HTML.

1. Accédez à Design > Modèles de contenu.
2. Cliquez sur Modèle de facture.

3. Dans le modèle de facture, recherchez le bloc de code suivant :

   <div class="pull-right text-right">
      <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{
     invoice.number
      }}</h1>
      <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   </div>
   </div>

4. Remplacez le bloc de code d’origine par le bloc de code suivant :

   <div class="pull-right text-right">
     <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{ invoice.number
     }}</h1>
     <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   {% if invoice.is_credit %}
     <h3 class="text-muted">{{ 'Original Invoice' | t }} {{ invoice.parent_number
     }}</h3>
   {% endif %}
   </div>

Exporter des factures

Pour effectuer une modification en lot des informations de la plateforme eCom, il faut d’abord exporter un fichier au format CSV et le télécharger. Vous pouvez ensuite modifier les données dans la feuille de calcul et réimporter le fichier mis à jour.

Créez une copie de sauvegarde avant d’effectuer toute modification importante. Assurez-vous également d’enregistrer une copie de l’exportation sur votre appareil dans les 30 jours qui suivent (avant qu’elle ne soit automatiquement supprimée).

Pour exporter vos factures :

1. Accédez à Commandes > Factures.

2. Cliquez sur Exportation > Export invoices (Exporter les factures) et saisissez une plage de dates pour sélectionner les factures que vous souhaitez exporter.

   

3. Vous pouvez également cocher les cases qui correspondent aux factures souhaitées dans la liste, puis sélectionner l’option Exporter au format .csv dans le menu d’actions en lot.

   

Vous pouvez consulter vos factures exportées et les télécharger en accédant à Outils > Exportations.

Prochaines étapes