Pour gérer vos factures, accédez à Commandes > Factures dans votre arrière-boutique eCom. Les factures sont classées par défaut en fonction de leur date d’ajout, mais vous pouvez les filtrer selon l’état ou la date du paiement et filtrer les articles à TVA transférée. Vous pouvez également rechercher une facture par nom de client.

Gestion des factures

Pour gérer une facture dans votre arrière-boutique Commerce électronique, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Commandes > Factures.
2. Recherchez la facture, puis cliquez sur son numéro pour l’ouvrir.
3. Apportez les modifications nécessaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez imprimer ou renvoyer une facture, ou modifier l’état du paiement d’une facture et le délai de livraison.

Vous pouvez aussi suivre les informations relatives à la facture :

• État : Marquez une facture comme payée à l’aide du menu déroulant associé à l’état. Dans le cas d’une facture standard, vous pouvez remplacer l’état Non payée par Payé. Si une note de crédit a été traitée, vous pouvez définir l’état sur Payé ou Non payée.
• Avertir le client : En activant cette option, eCom enverra immédiatement un courriel à l’adresse courriel du client.
• Délai de livraison : Ajoutez un texte personnalisé pour informer vos clients des délais de livraison.

Modifier les paramètres des factures

Vous pouvez configurer les factures de manière à ce qu’elles soient créées manuellement ou automatiquement lorsque les clients paient leur commande. Vous pouvez aussi indiquer à Commerce électronique de n’envoyer les factures qu’après réception du paiement.

La première notification de commande envoyée aux clients après la réalisation d’une commande ne contiendra pas de facture. Vous pouvez également personnaliser davantage vos notifications.

Pour modifier les paramètres et le mode de création de vos factures, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Administration.

   

2. Dans la section Factures, sélectionnez le mode de création de facture désiré dans le menu déroulant Créer. Commerce électronique Lightspeed vous permet de créer la facture au moment de votre choix parmi ces trois options :

   • Direct (par défaut) : les factures sont créées automatiquement à chaque nouvelle commande, avant la réception du paiement. Les factures non payées sont envoyées au client en guise de confirmation de la nouvelle commande. Dès la réception du paiement, le client recevra un second courriel confirmant la réussite du paiement.
   • Payé : les clients reçoivent un courriel à la réception du paiement.
   • Méthode manuelle : les factures doivent être créées et envoyées manuellement à chaque nouvelle commande.

   

3. (Facultatif) Activez l’option Masquer le courriel et le numéro de téléphone pour que ces renseignements n’apparaissent pas sur les factures.

4. (Facultatif) Activez l’option Joindre les termes et conditions pour joindre automatiquement le texte de vos Conditions générales à la facture.

   Si une commande fait l’objet de plusieurs factures, les Conditions générales sont associées uniquement à la première facture envoyée.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Activer la facturation électronique pour les ventes B2B

En fonction de votre juridiction et de la nécessité de vous conformer à la directive européenne sur les règles en matière de TVA adaptées à l’ère numérique (ViDA), vous devrez peut-être fournir des factures électroniques lisibles par des machines pour les transactions B2B (entre entreprises) et B2G (entre entreprises et administrations publiques).

Les réglementations varient selon votre région. Pour obtenir une liste complète des réglementations, contactez les autorités locales.

Pour activer la facturation électronique en B2B, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Administration.
2. Sous Factures, activez Enable e-invoicing for B2B (activer la facturation électronique en B2B). Cela activera les champs relatifs à l’IBAN et au numéro d’identification fiscale.
3. Remplissez les champs concernant la date d’échéance du paiement, l’IBAN et le numéro d’identification fiscale.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter votre numéro d’identification fiscale, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Entreprise.
2. Ajoutez votre numéro d’identification fiscale dans le champ Numéro d’identification fiscale.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter votre compte bancaire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Taxes et factures et désactivez le mode de taxe Automatiquement.
2. Sous Informations bancaires, ajoutez les informations dans le champ Numéro IBAN.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois la facturation électronique activée, les entreprises clientes devront fournir leur numéro d’identification fiscale lors de leurs achats. Commerce électronique Lightspeed détectera automatiquement si le client dispose d’un fournisseur de services de point d’accès et lui enverra une facture électronique. Dans le cas contraire, le système enverra une facture au format PDF. L’état d’une facture électronique sera visible sous le champ Paiement. Pour les marchands en Belgique, la facture électronique sera envoyée par le biais de Peppol.

Modifier le modèle de facture

Dans certains pays, les marchands sont tenus d’indiquer le numéro de facture d’origine/parent sur toutes les notes de crédit. Si vous avez modifié votre modèle de facture, vous devrez peut-être mettre à jour son code HTML :

1. Accédez à Design > Modèles de contenu.
2. Cliquez sur Modèle de facture.

3. Dans le modèle de facture, recherchez le bloc de code suivant :

   <div class="pull-right text-right">
      <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{
     invoice.number
      }}</h1>
      <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   </div>
   </div>

4. Remplacez le bloc de code par les informations ci-dessous :

   <div class="pull-right text-right">
     <h1>{{ (invoice.is_credit ? 'Credit memo' : 'Invoice') | t }} {{ invoice.number
     }}</h1>
     <h3 class="text-muted">{{ 'Order' | t }} {{ order.number }}</h3>
   {% if invoice.is_credit %}
     <h3 class="text-muted">{{ 'Original Invoice' | t }} {{ invoice.parent_number
     }}</h3>
   {% endif %}
   </div>

Exporter les factures

Pour exporter vos factures, cliquez sur le menu déroulant Exportation ou sélectionnez vos factures dans la liste et choisissez Exporter au format .csv dans le menu d’actions en lot.

Vous pouvez aussi rechercher des factures en accédant à Outils > Exportations.

Prochaines étapes