Toutes les commandes peuvent être consultées dans votre arrière-boutique, sous eCom > Commandes. Cliquez sur une commande pour l’ouvrir dans le tableau de bord.
Le tableau de bord est composé de boutons de navigation ainsi que de renseignements généraux, à la gauche et à la droite de l’écran.
Boutons de navigation
Vous trouverez, dans la barre de navigation située au haut de l’écran, un bouton Plus qui ouvre un menu déroulant. Ce dernier offre les options suivantes :
- En attente – cette option permet de mettre temporairement une commande en attente. Si une commande est en attente, il n’est pas possible de créer une facture et un bordereau d’emballage. Vous pouvez annuler le statut en cliquant sur Reprendre. Les commandes dont l’état indique Terminée ne peuvent pas être mises en attente.
- Dupliquer – cette option vous permet de copier les commandes. Cela crée un nouveau devis qui contient les mêmes informations relatives aux produits, aux clients, au paiement et à la méthode d’expédition. Les devis peuvent ensuite être modifiés et convertis en commandes.
- Modifier l’état – cette option vous permet de personnaliser l’état de la commande. Pour ce faire, vous devez d’abord créer des états personnalisés dans Paramètres > Paramètres de la boutique > Flux des travaux.
- Envoyer un rappel de paiement – cette option permet d’envoyer des rappels de paiement aux clients. Vérifiez d’abord le modèle de courriel de rappel de paiement dans Paramètres > Paramètres du site web > Courriels de notification.
Informations générales
En haut de l’écran, vous trouverez des informations générales concernant la commande. De gauche à droite, vous trouverez l’état de la commande, la date et l’heure à laquelle la commande a été passée, le numéro de commande et le montant total de la commande.
À gauche
Produits
Juste en dessous des informations générales, vous trouverez la section Produits, qui fournit une vue d’ensemble des produits commandés. La colonne Inventaire vous permet de voir en un coup d’œil si les produits sont encore en stock ou s’ils doivent être commandés à nouveau. Si les données relatives aux stocks sont en orange, cela signifie que la quantité de produits en stocks est égale ou inférieure au au seuil de notification spécifié. Cliquer sur le nom d’un produit vous redirigera vers la page de modification du produit.
Sous la rubrique Produits, vous pouvez voir comment le montant total de la commande a été calculé et créer des retours.
Paiement
La section Paiement vous indique le mode de paiement utilisé par les clients. Cette zone répertorie également les factures ayant été créées immédiatement après la création de la commande. Si vous préférez créer les factures manuellement ou après réception de la commande, accédez aux Paramètres> Paramètres généraux > Administration et déterminez le moment où la facture doit être créée.
Il possible d’indiquer qu’une commande a été payée en cliquant sur Mark as paid (paiement effectué). Lorsque les clients paient immédiatement, par exemple en utilisant iDEAL, c’est plutôt le bouton Mark as not paid (paiement non effectué) qui s’affiche. Vous pouvez le sélectionner si le paiement n’a pas été reçu.
Les icônes d’imprimante permettent au système de créer un document PDF qui peut être téléchargé. Le bouton Plus vous permet de modifier l’état de la facture, de modifier le délai de livraison, d’imprimer la facture ou de la renvoyer au client.
Vous pouvez créer une note de crédit ou une facture en cliquant sur Add credit invoice (ajouter une note de crédit). Une fenêtre contextuelle s’ouvre ensuite. Vous pouvez y sélectionner les produits pour lesquels vous voulez faire crédit. Vous pouvez également spécifier un crédit personnalisé. Pour obtenir plus d’informations, consultez Créer une note de crédit.
Expédition
La section Expédition vous indique le mode d’expédition sélectionné par le client pour la commande ainsi que le bordereau d’expédition qui l’accompagne. Vous pouvez indiquer qu’une commande a déjà été expédiée en choisissant Mark as shipped (expédié). Cette action peut être annulée en cliquant sur Mark as not shipped (non expédié).
Au-dessus du bordereau d’expédition, vous trouverez deux liens gris : Edit (modifier) et Print (imprimer). Si vous cliquez sur Print packing notes (imprimer les bordereaux d’expédition), le système créera un document PDF de tous les bordereaux d’expédition énumérés dans la section Expédition. Cliquez sur Print (imprimer) pour créer un document PDF du bordereau d’emballage sélectionné. Cliquez sur Edit (modifier) pour modifier l’état du bordereau d’emballage ou pour annuler ce dernier, pour saisir un code de suivi ou pour imprimer le bordereau d’expédition.
Retours
Lorsque les clients ne sont pas satisfaits d’un produit, ils peuvent le retourner dans un délai donné. Les clients et vous-mêmes pouvez créer des envois de retour en cliquant sur Create return (créer un retour) dans la section Produits. Dans la section Retours, vous trouverez un aperçu de tous les retours pour la commande en question. Pour modifier un retour, cliquez sur le numéro qui lui correspond.
Notes
Les notes sont de courts messages que vous vous envoyez à vous-même ou à d’autres utilisateurs (à des collègues, par exemple). Elles ne sont pas visibles par les clients.
À droite
Adresse du client
Les clients peuvent laisser des remarques à l’étape finale du processus de commande dans votre boutique en ligne. Ces remarques peuvent être consultées sous Customer remarks (remarques du client).
Informations client
Sur le côté droit, à côté du produit, vous trouverez les coordonnées du client. Vous pouvez envoyer un message au client en cliquant sur Avertir le client . Les messages sont ajoutés au message automatique Avertir le client, lequel est accessible à partir de Paramètres> Paramètres du site web > Courriels de notification. Le bouton « Modifier le client » permet d’afficher et de modifier les coordonnées du client.
Historique
Sous la légende « Historique », vous trouverez les actions qui ont été effectuées avant la commande en question, telle que la création d’une facture. Les nouvelles actions seront ajoutées au bas de la section.
Annuler une commande
Sous les renseignements sur le client, vous avez la possibilité d’annuler la commande. Après avoir annulé une commande :
- Le bordereau d’emballage sera annulé.
- La facture sera créée.
- La quantité de stocks de chaque article sera mise à jour.
- Les clients seront avisés (si vous avez choisi cette option).
REMARQUE : Cette action ne peut pas être annulée.