Toutes les commandes passent par votre arrière-boutique, via l’onglet Commandes du panneau de navigation. Le tableau de bord des commandes affiche toutes les commandes reçues, y compris les nouvelles commandes et les commandes terminées. Cliquez sur un numéro de commande pour l’ouvrir dans le tableau de bord.
Boutons de navigation
Un bouton Plus se trouve dans le coin supérieur droit du tableau de bord de la commande.
Cliquer sur ce bouton ouvre un menu déroulant qui propose les options suivantes :
- En attente : La commande est mise en attente temporairement. Lorsqu’une commande est en attente, il n’est pas possible de créer de facture et de bordereau d’expédition. Vous pouvez réactiver la commande en sélectionnant Reprendre. Les commandes terminées ne peuvent pas être mises en attente.
- Messages : Cette option ouvre l’historique des messages concernant cette commande.
- Dupliquer : Copiez la commande en cliquant sur Dupliquer. Cette option crée un devis qui copie les produits, le client, le paiement et la méthode d’expédition. Les devis peuvent ensuite être modifiés et convertis en commandes.
- Modifier l’état : Ajoutez un état personnalisé à la commande. Vous devez d’abord créer des états personnalisés en accédant à Paramètres > Paramètres de la boutique > Processus.
- Envoyer un rappel de paiement : Cette option envoie des rappels de paiement aux clients. Vérifiez d’abord le modèle de courriel de rappel de paiement dans Paramètres > Paramètres du site web > Courriels de notification.
- Ajouter une tâche : Ajoutez une tâche personnalisée pour la commande.
Comprendre l’écran de commande
La partie supérieure de l’écran de commande affiche des renseignements généraux sur la commande, notamment son état, la date et l’heure de sa création, son numéro et son montant total.
Paiement
La zone Paiement affiche le mode de paiement utilisé par votre client.
Cette zone présente également les factures qui sont créées immédiatement après la prise de commande. Si vous préférez les créer manuellement ou après réception du paiement, accédez à la section Paramètres > Paramètres généraux > Administration et choisissez quand les factures doivent être créées.
Cliquez sur une icône d’imprimante pour télécharger votre facture au format PDF.
Lorsque vous cliquez sur le numéro de la facture, une fenêtre contextuelle apparaît et vous propose de mettre à jour l’état de la facture, le délai de livraison, d’imprimer la facture ou de la renvoyer au client.
Vous pouvez créer une note de crédit en cliquant sur Ajouter une note de crédit. Une fenêtre contextuelle s’ouvre et vous permet de sélectionner les produits à créditer. Vous pouvez également définir un crédit personnalisé.
Vous pouvez marquer les commandes comme payées en cliquant sur Marquer comme payé. Lorsque les clients paient immédiatement, le bouton Marquer comme non payé apparaît à la place. Vous pouvez cliquer sur ce bouton si vous ne recevez pas le paiement.
Expédition
La zone Expédition indique la méthode d’expédition choisie par le client pour la commande, accompagnée du bordereau d’expédition.
Vous pouvez marquer les commandes comme expédiées en cliquant sur Marquer comme expédiée. Cette action peut être annulée en cliquant sur Marquer comme non expédiée.
Cliquez sur l’icône d’imprimante pour télécharger votre bordereau d’expédition au format PDF.
Cliquez sur le numéro d’expédition pour imprimer l’expédition, ajouter un numéro de suivi, sélectionner l’état de l’expédition ou informer le client de l’expédition de sa commande.
Produits
La zone Produits présente un aperçu des produits commandés.
Cliquez sur See details (voir les détails) pour voir comment le montant total de la commande a été calculé.
Cliquez sur Créer un retour pour créer un retour et le gérer.
Un cercle de couleur figure à côté de chaque produit. Passez votre souris sur ce cercle pour connaître l’état des stocks de votre produit :
- Un cercle vert indique que le produit est en stock.
- Un cercle orange indique que le nombre de produits en stock est égal ou inférieur à la variante de notification de stocks bas indiquée pour le produit en question. Cliquez sur le nom du produit pour accéder à sa page de modification.
Retours
En fonction de votre politique de remboursement, vos clients peuvent demander un retour ou un échange. Les clients peuvent créer des expéditions de retour, ou vous pouvez le faire vous-même en cliquant sur Créer un retour dans la zone Produits.
Une fenêtre contextuelle s’affiche et vous demande des renseignements sur le retour. Après avoir saisi ces renseignements et cliqué sur Ajouter, la zone Retours s’affiche. Vous y trouverez un aperçu de tous les retours pour la commande en question. Cliquez sur le numéro du retour pour le modifier.
Commentaires
Les commentaires sont des messages que vous envoyez à vous-même ou à d’autres utilisateurs (par exemple vos collègues ou vos employés). Les commentaires ne sont pas visibles par les clients.
Vous ne pouvez laisser qu’un commentaire par commande, mais vous pouvez le modifier et le compléter à tout moment. Cliquez sur Enregistrer la note pour enregistrer le commentaire sur le compte.
Feedback from customers (commentaires des clients)
Le champ Feedback from customers (commentaires des clients) apparaît lorsqu’une commande est marquée comme Terminée. Les clients peuvent laisser des remarques à la dernière étape du passage à la caisse sur votre boutique en ligne, et elles seront visibles dans cette section.
Renseignements sur le client
La zone des renseignements sur le client indique le nom, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, l’adresse de facturation et l’adresse d’expédition du client.
Cliquez sur Modifier le client pour afficher et modifier les renseignements sur le client. Vous pouvez également envoyer manuellement des messages au client en cliquant sur Avertir le client. Ces messages sont envoyés automatiquement à l’adresse courriel du client et sont enregistrés dans l’historique des messages. Vous trouverez cet historique sur la page du client, disponible dans la section Clients, ou en cliquant sur Plus > Messages en haut de l’écran de la commande.
Historique
L’historique montre les actions qui ont été effectuées avant la commande en question, comme la création de la facture. Les nouvelles actions sont affichées en bas de l’écran.
Annuler la commande
Sous les renseignements sur le client, vous pouvez annuler la commande.
Pour annuler une commande :
- Cliquez sur Annuler la commande.
- Cochez la case Notifier le client.
- Cliquez sur Annuler cette commande.
Une fois une commande annulée, le bordereau d’expédition est annulé, une facture d’annulation est créée et les stocks de chaque produit individuel sont mis à jour.