Bestellübersicht

Alle Aufträge kommen durch VERKÄUFE > Bestellungen im linken Menü des Backoffice herein. Um einen Auftrag zu öffnen, müssen Sie nur auf ihn klicken. Sie werden automatisch auf das Bearbeitungsfenster des Auftrages weitergeleitet, von wo aus Sie eine Übersicht über alle zugehörigen Daten haben. Die Registerkarten rechts oben beinhalten ausführliche Informationen. Am unteren Ende der Ansicht befindet sich eine Reihe von Schaltflächen, mit denen Sie Kunden benachrichtigen bzw. ihnen Mahnungen zusenden können, sowie Schaltflächen zum Kopieren, Einfrieren (on hold) oder Stornieren von Aufträgen.

Das Bearbeitungsfenster

Rechnungs- und Lieferadresse
Diese beiden Blöcke geben an, wohin die Bestellungen gesendet werden sollen. Sie finden hier beispielsweise eine Google Maps Karte, auf der Sie die geografische Lage der Adressen sehen können. Falls keine Karte angezeigt wird, wurden die Adressen falsch eingegeben.

Zahlungsarten
Der Bereich unterhalb der Rechnungsadresse listet die Zahlungsmethoden auf. Hier sehen Sie, welche Methode der Kunde verwendet hat. Sie können den Status der Bestellung auf bezahlt ändern, indem Sie auf die blaue Schaltfläche Bezahlt klicken. Falls der Kunde sofort bezahlt hat, wie zum Beispiel mit iDEAL, ist die Schaltfläche Nicht bezahlt, die Sie hätten klicken können, wäre die Zahlung nicht empfangen worden, eingegraut und kann nicht geklickt werden.

Darunter finden Sie die Schaltfläche Rechnungen Drucken. Wenn Sie darauf klicken, erstellt das System ein PDF-Dokument, das alle Rechnungen aus dem Bereich Rechnungen unter Zahlungmethoden enthält.

Falls Ihr Onlineshop in mehreren Sprachen verfügbar ist, können Sie über das Auswahlmenü die entsprechende Sprache für das PDF-Dokument auswählen.

Rechnungen
Dieser Abschnitt listet Rechnungen auf. Diese werden sofort nach Bestellungseingang erstellt. Wenn Sie dies gerne manuell oder nachdem eine Rechnung bezahlt wurde machen möchten, klicken Sie auf ALLGEMEIN > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen. Wählen Sie die Registerkarte Verwaltung aus und konfigurieren Sie, wann Rechnungen erstellt werden sollen.

Retouren können durch Anklicken von Gutschrift erstellen rechts im Abschnitt Rechnungen oder durch Anklicken von Retour erstellen im Bereich Retouren erstellt werden. Wenn Sie Gutschrift erstellen klicken, wird sofort eine Rechnung erstellt und die Retour kann nicht mehr geändert werden. Falls eine Rücksendung in mehreren Teilen durchgeführt wird, können Sie eine Gutschrift für jeden zurückgegeben Artikel erstellen.

Rechnungen können durch Anklicken der blauen i-Symbole neben ihnen verändert werden. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie den Status der Rechnung auf Bezahlt/Nicht bezahlt ändern, sowie eine Lieferzeit, die auf der Rechnung sichtbar ist, eingeben können. Wenn Sie selbst eine Lieferzeit eingeben möchten, können Sie dies mit dem Feld Eigener Text tun. Anschließend können Sie die Rechnung versenden oder, falls sie bereits an den Kunden geschickt wurde, erneut senden.

Versandarten
Neben den Zahlungsmethoden sind die Versandarten aufgelistet. Dieser Bereich zeigt, durch welche Versandart der Kunde seine Bestellungen erhalten möchte. Wenn die Bestellung abgeschickt wurde, können Sie auf die blaue Schaltfläche Versendet klicken. Der Kunde erhält dann automatisch eine E-Mail, die ihn davon unterrichtet.

Falls Sie Tracking-Nummern verwenden, müssen Sie sie in das entsprechende Eingabefeld eingeben, bevor Sie auf Versendet klicken. Kunden erhalten in dem Fall eine Sendungsverfolgungs-E-Mail anstelle der regulären Bestellung abgeschickt E-Mail.

Lieferungen
In diesem Bereich wird der Lieferschein erstellt. Wenn ein Auftrag abgeschickt wurde, sein Status aber nicht Versendet ist, können Sie auf das blaue i-Symbol neben dem Lieferschein klicken, um den Status auf Versendet zu ändern und die Tracking-Nummer eingeben. Sie können dies auch im Abschnitt Versandarten tun. Klicken Sie auf das Drucker-Symbol, um den Lieferschein als PDF-Dokument zu öffnen.

Status 
Das Auswahlmenü ermöglicht es Ihnen, Aufträgen einen benutzerdefinierten Status zuzuweisen. Wenn Sie diesen Abschnitt nicht sehen, müssen Sie zunächst einen benutzerdefinierten Status erstellen. Um dies zu tun, gehen Sie auf ALLGEMEIN > Einstellungen > Workflow im linken Menü des Backoffice und wählen Sie die Registerkarte Bestell-Status aus. Im Bearbeitungsfenster können Sie einen Status aus dem Auswahlmenü auswählen, der den momentanen Systemstatus ersetzen wird.

Kunde
Rechts unterhalb der Statusleiste finden Sie die Daten des Kunden, der die Bestellung aufgegeben hat. Klicken Sie auf Anzeigen, um alle verfügbaren Kundendaten einzusehen. Durch Kunden Mail können Sie Nachrichten an den Kunden senden. Der Text der Nachricht wird in die E-Mail-Vorlage Kunden Mail kopiert, die Sie unter SERVICE > Autom. E-Mails > E-Mail >> Kunden Mail finden.

Aufgaben 
Falls Ihr Backoffice von mehreren Benutzern verwaltet wird, haben Sie die Möglichkeit, an sich selbst oder an Ihre Mitarbeiter, die Zugang haben, Aufgaben zu verteilen. Klicken Sie dafür auf Aufgabe hinzufügen. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie das Datum, die Uhrzeit, den Status, eine Beschreibung und andere Aufgabendetails eingeben können.

Retouren
Falls der Kunde mit einem Produkt nicht zufrieden ist, kann er es innerhalb der Rückgabefrist zurückschicken. Rücksendungen können durch Ihr Backoffice verwaltet werden, indem Sie auf Retour erstellen im Bearbeitungsfenster des entsprechenden Auftrags klicken. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie angeben können, welche Produkte zurückgegeben wurden. Mit Hilfe des Auswahlmenüs können Sie die Menge der zurückgegeben Artikel wählen. Für Produkte, die nicht zurückgegeben wurden, sollten Sie den Standardwert von 0 unbedingt stehen lassen. In dem Pop-Up können Sie auch den Grund für Retour und die Retouraktion eingeben. Diese können unter VERKÄUFE > Retouren im linken Menü des Backoffice unter den Registerkarten Grund für Retour und Retouraktion erstellt werden.

Vermerk
Ein Vermerk ist eine kurze Nachricht an Sie selbst oder einen anderen Benutzer (zum Beispiel einen Mitarbeiter). Dies unterscheidet sich vom Hinzufügen einer Aufgabe. Ein Vermerk wird auf der Bearbeitungsseite des Auftrags angezeigt.

Produkte
Eine Übersicht über die bestellten Produkte. Hier können Sie Produktnamen, Mengen, Stückpreise, Rabatte (falls zutreffend) und den Gesamtwert aller Bestellungen Ihres Shops überprüfen.

Weitere Registerkarten

  • Kunde - Hier finden Sie einen Überblick über alle Daten, die der Kunde eingetragen hat. Sie haben hier die Möglichkeit, Daten hinzuzufügen oder zu ändern.
  • Produkte - Eine Übersicht über alle bestellten Artikel eines Auftrages.
  • Rechnungen - Eine Übersicht aller erstellten Rechnungen, die mit dem Auftrag in Verbindung stehen. Gegebenenfalls erscheinen hier auch Kreditvermerke.
  • Lieferungen - Eine Übersicht über alle Lieferscheine.
  • Retouren Eine Übersicht aller angelegten Retouren mit Grund und getätigter Aktion, Artikelmenge, erstattetem Betrag sowie dem Status.
  • Tickets - Unter Mein Konto können Kunden Ihnen in Ihrem Shop Fragen in Form von Tickets stellen; diese werden im Abschnitt Tickets aufgeführt. Sie können an seinem Status erkennen, ob ein Ticket beantwortet wurde. Tickets können durch Klick auf die Lupe gelesen werden.
  • Chronik - Eine Übersicht über alle Aktionen vor der Bestellung, wie z.B. das Erstellen der Rechnung.
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