Producten bewerken en importeren [NB]

Nadat u een webwinkel heeft geopend, begint u met het vullen van uw webwinkel met producten die u wilt verkopen. Als u al een webwinkel had, een productbestand heeft gekregen van uw leverancier of een snelle manier zoekt om veel producten toe te voegen of aan te passen, dan kunt u gebruik maken van de Import- & Exportfunctie van Lightspeed. Gebruik hiervoor uitsluitend bestanden met een .CSV- of .XLS-extensie.

Wij raden u aan eerst een product handmatig in de backoffice aan te maken. Als u vervolgens een export maakt, dan kunt u dit product als voorbeeld gebruiken. 

Waar moet u op letten

Let op! Lees goed de veelvoorkomende fouten onderaan deze pagina voordat u begint met de importfunctie.

Onder SYSTEEM > Tools > Imports vindt u voorbeeldbestanden die u kunt gebruiken om uw producten te importeren. Wilt u gebruik maken van het exportbestand van uw oude webwinkel of een productbestand dat u van uw leverancier heeft gekregen? Kopieer deze gegevens dan eerst en plak ze in het voorbeeldbestand. U kunt vervolgens het voorbeeldbestand importeren.

Wij raden u aan om het bestand te openen met Open office. Andere programma's laten de sheet vaak overhoop zien. Het programma vraagt u vervolgens hoe u het document wilt indelen. Kies hier voor de volgende instellingen:
  • Gescheiden door puntkomma (Wanneer u een export bewerkt) 
  • Encoding set UTF-8. .CSV ondersteunt enkel platte tekst, daarom moet u een encoding set (tekenset) gebruiken om speciale tekens te importeren te krijgen. UTF-8 is de juiste optie om te importeren. 

Uitleg kolommen

De volgende stap is het vullen van het werkblad. Het is niet mogelijk om nieuwe kolommen toe te voegen. Wel is het mogelijk om kolommen te verwijderen.

Let op! Bij het importeren van nieuwe producten zijn de kolommen NL_Title_short, NL_Title_Long en Variant_Title verplicht. 

U kunt alleen gebruik maken van de velden die beschikbaar zijn tijdens het importeren. Wanneer u deze wel wilt gebruiken, maar alle producten hebben hetzelfde kenmerk (bijvoorbeeld hetzelfde merk), dan dient u de waarde voor dat kenmerk op alle plekken in te vullen (bijvoorbeeld hetzelfde merk voor ieder product). De benamingen van de velden komen overeen met de benamingen in uw webwinkel en geven aan wat er ingevuld moet worden.

Klik hier voor een lijst met alle opties in de importsheet inclusief uitleg.

Sla uw bestand vervolgens op als CSV- of XLS-bestand. U krijgt deze mogelijkheid in een uitklapmenu, vlak voordat u het opslaat. Bij het bewerken van producten, een export, is dit bestand automatisch een .CSV. Wij raden aan dit formaat aan te houden. 

Productvarianten importeren

Heeft u varianten van een product, bijvoorbeeld kleur of maat, dan kunt u deze ook via de importsheet toevoegen. U kunt dit doen door onder Internal_ID, Article code, SKU of EAN alle producten die samen één vormen hetzelfde nummer te geven. Scheidt de variant door middel van een komma (Maat: S, Kleur: Rood) in de kolom Variant

Let op! Bij het importeren of bewerken van product opties kan niet gebruik gemaakt worden van meerdere drop-downmenu's. Alle varianten komen in één drop-downmenu te staan. 

Volg de Stappen van importeren. Bij stap 2, het koppelen van de juiste kolommen aan de juiste backoffice opties, dient u de Varianten te Groeperen op de door u gekozen optie (Internal_ID, Article code, SKU of EAN).

Stappen om nieuwe producten te importeren

Let op! Voordat u deze stappen uitvoert voor al uw producten, raden wij aan het eerst te proberen met maximaal 5 producten.  

  1. Ga naar SYSTEEM > Tools > Import en klik rechtsboven in het scherm op Nieuwe import

    Import_1.png

  2. Klik op Bestand selecteren om een bestand van uw computer te selecteren.

    Import_2.png

  3. Zoek het bestand op uw computer. Het systeem herkent direct het soort import. Mocht dit niet het geval zijn, kies dan in stap 2 (Specificeer) voor de optie Product. U komt na het uploaden daarom direct uit in de importwizard.

    Import_3.png

  4. Kies bij Gedrag voor Alleen nieuwe producten toevoegen en selecteer bij Groepeer op de kolom waar u op wilt groeperen (zie Productvarianten importen). Als de standaardinstellingen niet goed staan, koppel dan de juiste optie aan de juiste kolomnaam. Klik hier voor een overzicht van alle kolommen en opties in de importwizard. 

    Importwizard_2.png

  5. Wanneer u op Doorgaan klikt rechts onderin (of bovenin) het scherm wordt het bestand gecontroleerd. Het systeem bereidt zich voor op het importeren van de sheet. Klik op Importeren starten om de import te starten. 

    Import_4.png
  6. U krijgt een voortgangsscherm waarbij u de voortgang van de import kunt bijhouden. Onder de 50 producten is de voortgang niet live te zien. 

    Import_5.png

  7. De import is verwerkt. Mochten er errors zijn ontstaan, dan kunt u die op dit scherm zien. 

    Import_3.png

Stappen voor het bewerken van producten

Let op! Voordat u deze stappen uitvoert voor al uw producten, raden wij aan het eerst te proberen met maximaal 5 producten (inclusief varianten mocht u die willen gebruiken) 
  1. Ga naar WINKEL > Producten en klik rechtsboven in het scherm op Exporteren > Producten exporteren.

    Import_6.png

  2. Er komt rechts onderin het scherm een pop-upvenster in beeld waar u direct naar de export kunt gaan om deze te downloaden. U kunt de export ook bereiken via SYSTEEM > Tools > Exports.

    Import_7.png

  3. Klik op Download om het bestand te downloaden. 

    Import_8.png

  4. Bewerk dit bestand naar wens. Wij raden aan het bestand te openen in Open office. De kolommen moeten gescheiden worden door puntkomma. Gebruik UTF-8 als encoding. Voor meer uitleg over alle kolommen in de exportsheet klik hier.

Bewerkte sheet importeren

  1. Ga naar SYSTEEM > Tools > Imports en klik rechtsboven in het scherm op Bestand selecteren of Nieuwe import

    Import_1.png

  2. Klik op Bestand selecteren om een bestand van uw computer te selecteren.

    Import_2.png

  3. Zoek het bestand op uw computer. Het systeem herkent direct het soort import. Mocht dit niet het geval zijn, kies dan in stap 2 (Specify) voor de optie Product. U komt na het uploaden daarom direct uit in de importwizard.

    Import_3.png


  4. Kies bij Gedrag voor Alleen bestaande producten bewerken en selecteer bij Groepeer op de kolom waar u op wilt groeperen (zie Productvarianten importen). Als de standaardinstellingen niet goed staan, koppel dan de juiste optie aan de juiste kolomnaam. Klik hier voor een overzicht van alle kolommen en opties in de importwizard. 

    Importwiardbewerk_1.png

  5. Wanneer u op Continue klikt rechts onderin (of bovenin) het scherm wordt het bestand gecontroleerd. Het systeem bereidt zich voor op het importeren van de sheet. Klik op Start import om de import te starten. 

    Import_4.png
  6. U krijgt een voortgangsscherm waarbij. U kunt de voortgang van de import bijhouden. Onder de 50 producten is de voortgang niet live te zien. 

    Import_5.png

  7. De import is verwerkt. Mochten er errors zijn ontstaan, dan kunt u die op dit scherm zien. 

    Import_3.png

Veel voorkomende problemen

  • Geen UTF-8 - UTF-8 zorgt ervoor dat tekens geaccepteerd worden bij de import. Zorg dat uw sheet altijd in UTF-8 geopend, opgeslagen en geüpload wordt om vreemde tekens in alle teksten in uw webwinkel te voorkomen.
  • http:// vergeten toe te voegen - iedere link moet beginnen met http:// of https://, "www" is niet voldoende.
  • Onjuiste Internal_ID voor productvarianten - productvarianten moeten dezelfde ID-code hebben als het hoofdproduct. Plaats de productvariant direct onder het hoofdproduct in het CSV-bestand en het systeem zal automatisch de structuur aanmaken. Is elke rij een nieuw product? Voer dan voor iedere rij bij Internal_ID een uniek nummer in.
  • Talen niet vooraf ingesteld - wanneer u meerdere talen wilt activeren moeten deze eerst ingesteld worden bij SYSTEEM > Instelligen > SHOPINSTELLINGEN > Internationalisatie. Pas daarna kunt u ze opnemen in uw import-sheet.
  • Incorrecte links - wanneer u wel gebruik maakt van een http:// adres, maar de URL werkt niet, dan heeft u misschien niet de juiste extensie gebruikt (.JPG, .PNG, of .GIF). Open de afbeelding in uw browser. Klik vervolgens met de rechter muisknop (Windows, muis met ingedrukte ctrl-knop op de Mac) op de afbeelding en kies in het pop-upmenu voor afbeelding url/locatie kopiëren.
  • Teveel productvarianten - een product kan maximaal 100 varianten hebben.
  • Excel-opmaak verstoort de import - bij prijzen boven 1.000 euro zet Excel soms punten tussen de cijfers (bijvoorbeeld 1.000 in plaats van 1000). Bij het importeren mogen deze punten niet aanwezig zijn.
  • Maximaal 10.000 rijen per keer. U kunt maximaal 10.000 rijen importeren. Het minimum is 2 rijen per keer, wat neerkomt op de titel- en productrij.
  • Vreemde tekens in uw webwinkel - dit is een encoderingsprobleem. Verwijder de producten en sla uw bestand opnieuw op met CSV-encodering.
  • Sjabloon aangepast - u kunt het importsjabloon niet aanpassen. Het is dus onmogelijk om extra kolommen toe te voegen. Kolommen verwijderen is wel mogelijk. Let op NL_Title_short, NL_Title_Long en Variant_Title zijn verplicht.
  • HTML - U kunt alleen in de NL_Description_Long HTML toevoegen. Er kan geen <div> toegevoegd worden. 
  • Multishop - Multishop zit niet gekoppeld aan de importfunctie. Producten bewerken moet in alle shops gedaan worden die betrekking hebben tot de voorraadkoppeling.
  • EAN +12 - Dit probleem wordt veroorzaakt door Excel en/of open office. EAN code is over het algemeen 13 tekens. Hierdoor maakt Excel er automatisch EAN+12 van. Om dit te voorkomen dient u de celopmaak van de gehele kolom te wijzigen naar "Tekst". 
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen